Verzuim verlagen

Wat is verzuim?

Verzuim houdt in dat een werknemer niet op het werk verschijnt en hiervoor ‘ziekte’ als reden opgeeft. Een ziekmelding kan voor een korte periode zijn, bijvoorbeeld vanwege griep of migraine, maar kan ook langer duren. Op deze pagina komen zowel lang- als kortdurend verzuim aan bod.

Kort (frequent) verzuim

Ongeveer een vijfde van de totale verzuimkosten wordt veroorzaakt door kort verzuim. Het kan nu eenmaal voorkomen dat iemand griep krijgt, of bijvoorbeeld een migraineaanval. Meldt een werknemer zich regelmatig voor een korte periode ziek, dan is het verstandig hier met hem over in gesprek te gaan. Langdurend verzuim wordt namelijk vaak vooraf gegaan door frequent kort verzuim. U kunt dit helpen voorkomen door kort frequent verzuim bespreekbaar te maken binnen uw bedrijf. Mogelijk heeft uw medewerker geen echte klik met zijn werk of is er een slechte werk-privébalans.

Langdurend verzuim

Er is sprake van langdurend verzuim als uw werknemer zes weken of langer uitvalt. De bedrijfsarts bekijkt de situatie, stelt een probleemanalyse op en geeft een richtinggevend advies. Hiermee kunt u – samen met uw werknemer – afspraken maken over mogelijke werkzaamheden. Ook maakt u samen een Plan van aanpak, waarin u beschrijft hoe u de re-integratie voor u ziet.

Vanaf 42 weken ziekte moet u een melding doen bij het UWV. Komt het zo ver dat uw werknemer twee jaar ziek is, in die periode niet heeft kunnen werken en ook geen zicht heeft op herstel? Dan mag u toestemming aanvragen voor ontslag.

Wet verbetering poortwachter

Werkgevers en werknemers hebben een aantal verplichtingen, die al beginnen in de week van de verzuimmelding. Deze zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. 

De kosten van verzuim

Eén verzuimdag kost volgens TNO gemiddeld 300 euro. U betaalt het loon (deels) door, moet vervanging regelen voor uw zieke werknemer en leidt waarschijnlijk omzet- en/of productieverlies. Ook moet u - afhankelijk van uw contract met de arbodienst – in het geval van langdurend verzuim rekening houden met kosten voor verzuimbegeleiding en re-integratie. U kunt de kosten van verzuim beperken door tijdig in te grijpen en te zorgen dat uw werknemer snel de juiste hulp krijgt.

Verzuim door psychische klachten

Ruim een derde van het langdurend verzuim binnen het mkb heeft een psychische achtergrond. Dat aandeel stijgt al jaren. Het duurt bij werknemers die verzuimen met psychische klachten ook nog eens steeds langer voordat ze weer aan het werk zijn; gemiddeld 293 dagen. In 2018 was dit 220 dagen en in 2016 nog 167 dagen. Deze stijging wordt met name veroorzaakt door het stressgerelateerd verzuim ( 25% van het langdurend verzuim).

Als u psychisch verzuim in een vroeg stadium herkent en adequate hulp inschakelt, kan dat een flinke verkorting van de verzuimduur opleveren en dus ook een flinke besparing op de kosten.

Verzuim door werkstress

Verzuim door stress kan inderdaad een grote impact hebben. Een werknemer met een burn-out bent u gemiddeld ruim 9 maanden kwijt. Het goede nieuws is: u kunt verzuim door stress en psychische klachten voorkomen door vroegtijdig de signalen te herkennen en aan te pakken.

Om werkstress te verminderen, is het van belang om in te zetten op dat waar werknemers energie van krijgen. Deze energiebronnen zorgen ervoor dat de werknemer beter met de ervaren werkdruk en werkstress omgaat. U leest er hier meer over. Het alleen verlagen van de werkdruk voorkomt geen burn-out, blijkt uit onderzoek. Hiermee hangt samen dat het ook kan helpen als u bevlogenheid stimuleert.

Bevlogenheid

Bevlogen werknemers kunnen beter omgaan met bijvoorbeeld werkstress. Bevlogenheid onder uw medewerkers kan verzuim helpen voorkomen. Bevlogen werknemers maken minder fouten, hebben minder ongelukken, zijn productiever, innovatiever en creatiever. Ze voelen zich betrokken, ervaren een hogere werktevredenheid en hebben minder last van werkstress. 

Arbeidsconflict en verzuim

Het komt ook voor dat een werknemer zich ziek meldt als hij een verschil van mening heeft met zijn werkgever, een arbeidsconflict genoemd. Als dit u overkomt, is het belangrijk om hierover in gesprek te gaan met uw werknemer. Houdt hij vast aan zijn ziekmelding, plan dan zo snel mogelijk een gesprek in bij de bedrijfsarts. Alleen de bedrijfsarts kan bepalen of de werknemer al dan niet ziek is om medische redenen.

Om het conflict op te lossen, kunt u een (externe) bemiddelaar inschakelen, zoals een mediator of bedrijfsmaatschappelijk werk. Uiteraard hoeft u hier niet pas op in te zetten als een werknemer zich heeft ziekgemeld. Het liefst bent u de ziekmelding voor.

Verzuim en vakantie

Om binnen uw bedrijf helder te hebben wat de regels zijn rond ziekte tijdens de vakantie, is het verstandig om hierover regels in uw verzuimreglement op te nemen. Wil uw zieke medewerker op vakantie, dan adviseren wij u om hierover in ieder geval advies in te winnen bij de bedrijfsarts.

Verzuim voorkomen

Om verzuim te verlagen en te voorkomen is het essentieel dat u goed omgaat met kort frequent verzuim. Daarnaast zijn er vanuit de Arbowet diverse middelen die ervoor zorgen dat uw werknemers gezond en veilig kunnen werken.

Arbodienst

Uw arbodienst speelt een belangrijke rol bij het voorkomen en verlagen van verzuim. Kerntaak van de arbodienst is om werkgevers en werknemers te helpen bij hun arbeidsomstandighedenbeleid en verzuimbeleid. Met een goed beleid kunt u verzuim voorkomen. Bijvoorbeeld doordat u de risico’s binnen uw bedrijf inzichtelijk maakt via een Risico-inventarisatie en -evaluatie, en doordat de gezondheidsrisico’s in kaart worden gebracht via een Preventief medisch onderzoek.

Het bekendst is de arbodienst van de verzuimbegeleiding. Bij de begeleiding van zieke werknemers is het namelijk verplicht om u te laten bijstaan door een bedrijfsarts. Maar de bedrijfsarts speelt ook een belangrijke rol bij het beperken en voorkomen van verzuim. Hierover later meer.

Verzuimbegeleiding

Een goede verzuimbegeleiding is cruciaal voor een snelle, verantwoorde re-integratie en voor het zoveel mogelijk beperken van de duur van het verzuim. Zoals gezegd bent u wettelijk verplicht u bij de begeleiding van zieke werknemers te laten bijstaan door een bedrijfsarts. Die stelt na de ziekmelding binnen zes weken een Probleemanalyse en advies op, waarmee u en uw werknemer een Plan van aanpak kunnen maken voor de re-integratie. Een casemanager, bij ArboNed is dat de procesregisseur of re-integratie- en preventie-adviseur, zorgt ervoor dat alle stappen in de verzuimbegeleiding zorgvuldig en op tijd worden doorlopen.

Verzuimbeleid

Een goed verzuimbeleid kan u helpen het verzuim te verlagen. In een verzuimbeleid staat hoe uw organisatie omgaat met verzuim, de te volgen stappen bij een ziekmelding (het verzuimprotocol) en de rechten en plichten van werkgever en werknemer.

Verzuimprotocol

Is een van uw werknemers ziek, ook al is het één dag, dan is er een aantal stappen dat u verplicht moet doorlopen. Zet deze stappen op papier zodat u niets vergeet en het voor iedereen duidelijk is. Bij wie, hoe en op welk moment moet uw werknemer zich ziek melden? Welke informatie heeft u nodig bij een ziekmelding? Hoe werkt het met een ziekmelding en vakantie? Dat en meer neemt u op in het verzuimprotocol. Lees er hier alles over.

Verzuimanalyse

Met een verzuimanalyse gaat u na hoe het met het verzuim binnen uw bedrijf is gesteld en hoe u het verzuimbeleid kunt optimaliseren. De analyse brengt in beeld welke problematieken er binnen uw organisatie spelen op het gebied van verzuim; per individu én organisatiebreed. Waarvoor uw werknemers zich ziek melden, hoe vaak en hoe lang bepalen uiteindelijk of een combinatie van individuele begeleiding en organisatiebrede verandering noodzakelijk is.

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

Met een actuele RI&E vermindert u proactief de risico’s binnen uw bedrijf en kunt u verzuim voorkomen. Elk bedrijf met personeel is verplicht om via een RI&E te inventariseren of en hoe het werk gevaarlijk of ongezond kan zijn voor medewerkers, en moet hierop maatregelen nemen. Zo’n verplichting kan aanvoelen als een last, maar een RI&E kan u ook veel opleveren. Meer daarover leest u hier.

Preventief medisch onderzoek (PMO)

Heeft u een actuele RI&E? Dan kan die als basis dienen voor het PMO. Een uitgebreide gezondheidscheck voor uw werknemers, die hen inzicht geeft in hun gezondheid en leefstijl. En handvatten hoe ze hun gezondheid kunnen verbeteren. Zo voorkomt u verzuim. Met een PMO van ArboNed voldoet u direct aan uw wettelijke verplichting

Keuringen

Om hun werk goed en veilig te kunnen doen, is het belangrijk om regelmatig te onderzoeken of uw werknemers in staat zijn te voldoen aan de (zware) eisen die het werk aan hen stelt. Voor bepaalde beroepen zijn medische keuringen zelfs verplicht. Tijdens zo’n keuring bepaalt de gecertificeerde keuringsarts of uw werknemer gezond genoeg is voor het uitvoeren van zijn beroep.

Wie helpen verzuim voorkomen?

U speelt als werkgever (samen met de directe leidinggevenden) een belangrijke rol in het verlagen en voorkomen van verzuim. Maar u staat hierin niet alleen. De arboprofessionals helpen u het verzuim binnen uw bedrijf zoveel mogelijk te beperken.

Bedrijfsarts

De bekendste arboprofessional is de bedrijfsarts. Hij is adviseur op het gebied van werk en gezondheid. Bedrijven kunnen, veelal via een arbodienst, een bedrijfsarts inschakelen voor advies en ondersteuning bij het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Hij helpt ook om werknemers zo snel en verantwoord mogelijk weer aan het werk te krijgen. Iedere werknemer heeft het recht een open spreekuur bij een bedrijfsarts te bezoeken voor advies over individuele, persoonsgerichte gezondheidsvragen in relatie tot het werk.

Arbeidshygiënist

De arbeidshygiënist helpt bedrijven om gezondheidsschade bij werknemers te voorkomen. Bedrijven schakelen een arbeidshygiënist in om een werksituatie te beoordelen. Als hij gezondheidsrisico’s vindt, zoekt de arbeidshygiënist naar oplossingen. Als werkgever kunt u de risico’s vervolgens (laten) aanpakken en de duurzame inzetbaarheid van uw mensen verbeteren.

De arbeidshygiënist geeft bedrijven ook voorlichting over onder andere gevaarlijke stoffen, persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), schadelijk geluid en werken in de hitte. Verder kan hij werkgevers begeleiden bij het actualiseren en implementeren van de RI&E.

Ergonoom

De (register) ergonoom richt zich op efficiënt en gezond werken. Met zijn specialistische kennis helpt hij fysieke overbelasting van werknemers te voorkomen. Zo speelt de ergonoom een belangrijke rol bij de duurzame inzetbaarheid van werknemers. Bijkomend voordeel is dat het voorkomen van fysieke overbelasting ervoor kan zorgen dat medewerkers productiever zijn.

Consultant arbeid en organisatie

De arbeids- en organisatiedeskundige adviseert en stimuleert u en uw organisatie om een werkcultuur te creëren waar bevlogenheid en vitaliteit tot stand kunnen komen. Via analyses, advies, workshops en trainingen helpt de consultant arbeid en organisatie uw medewerkers en leidinggevenden hun werkplezier te vergroten, waardoor u verzuim kunt helpen voorkomen.

Bedrijfsmaatschappelijk werker

De bedrijfsmaatschappelijk werker concentreert zich op problemen in de sociale omgeving van uw werknemer. Denk aan wonen, werken en persoonlijke omstandigheden (zoals financiële problemen, scheiding of rouw). Hij benadert deze problematiek altijd vanuit de gevolgen voor het werk. Een groot voordeel van werken met een bedrijfsmaatschappelijk werker, is dat hij verzuim kan helpen voorkomen, of de re-integratie van uw werknemer verantwoord kan helpen bespoedigen.

Vertrouwenspersoon

De Arbowet verplicht alle werkgevers om hun werknemers een veilige werkomgeving te bieden. Dat betekent onder andere dat u aandacht moet schenken aan psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Psychisch verzuim heeft vooral te maken met PSA: discriminatie en seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk. Door een vertrouwenspersoon aan te stellen, geeft u invulling aan deze wettelijke verplichting.

De vertrouwenspersoon is meestal iemand van binnen de organisatie, maar u kunt ook een externe vertrouwenspersoon inhuren. Aangezien het vaak om lastige, delicate kwesties gaat, is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon een goede training heeft gehad. ArboNed biedt een praktische training van één dag voor (aankomende) vertrouwenspersonen.

Arbeidsdeskundige

Arboprofessionals zijn er over het algemeen vooral om te voorkomen dat uw werknemers verzuimen. Meldt een werknemer zich toch ziek, dan zet de arbeidsdeskundige zich in voor een spoedige en verantwoorde terugkeer naar werk. Hij denkt hierbij niet in beperkingen, maar kijkt naar de mogelijkheden om uw zieke werknemer te laten re-integreren. Door bijvoorbeeld aanpassingen te doen op de werkplek of te zoeken naar ander werk binnen of buiten uw organisatie.

Preventiemedewerker

Een preventiemedewerker is iemand die zich binnen een bedrijf - meestal naast een ‘gewone’ functie - inzet om ongevallen en verzuim te helpen voorkomen. De preventiemedewerker is geïntroduceerd zodat bedrijven ‘binnenshuis’ meer deskundigheid ontwikkelen rond gezondheidsrisico’s en het voorkomen van verzuim. Elk bedrijf met personeel is verplicht een preventiemedewerker aan te stellen, waardoor er altijd, overal een aanspreekpunt is voor arbozaken.

Bij een bedrijf met vijftien of minder werknemers mag de directeur-eigenaar de rol van preventiemedewerker op zich nemen. Toch raden wij aan om deze rol door iemand anders binnen de organisatie te laten invullen, zodat er voldoende focus en aandacht is voor het voorkomen van verzuim.

Wat kunt u doen?

ArboNed helpt u op de manier die bij u past: doet u het zelf met behulp van onze online hulpmiddelen? Besteedt u liever alles uit? Of kiest u voor een middenweg?