Het opstellen van een verzuimprotocol in 7 stappen

1. Ziek melden

Het begint bij het ziek melden. Maak het zo praktisch mogelijk. Bij wie, hoe en voor welke tijd moet uw werknemer zich ziek melden? Als de ziekmelding telefonisch doorgegeven moet worden, vermeld dan ook wat de zieke werknemer moet doen als de juiste persoon niet opneemt. Volgens de Wet verbetering Poortwachter moet u de ziekmelding binnen een week bij uw arbodienstverlener melden.

2. Informatie over de ziekmelding

In de Algemene verordening gegevensbescherming (privacywetgeving) zijn een aantal dingen opgenomen met betrekking tot wat u als werkgever mag vragen aan uw werknemer rondom ziekte. Zo mag u niet vragen wat de reden van ziekte is. Een aantal zaken zijn wel belangrijk om te weten. Neem op welke informatie u nodig heeft bij een ziekmelding. Denk bijvoorbeeld aan:

• Is de ziekte een gevolg van een ongeval?
• Hoe lang denkt de werknemer ziek te zijn?
• Wat kunt u doen om te helpen?
• Via welke contactgegevens is uw werknemer te bereiken tijdens ziekte?

3. Ziekmelding uit het buitenland

Het kan zijn dat uw werknemer zich ziek meldt terwijl hij op vakantie is. Ook dit moet u opnemen in uw verzuimprotocol. Wat zijn de eisen rondom de medische verklaring van een lokale arts? Deze kan overhandigd worden aan de arbodienstverlener zodat u in overleg afspraken kunt maken over het afboeken van vakantiedagen.

4. Contact tijdens ziekte

Als een werknemer langer ziek is, vermeldt u in het verzuimprotocol ook de regels rondom contact tussen u en uw zieke werknemer. Zo is het duidelijk over hoe en hoe vaak er contact is. Vermeld ook wat uw zieke werknemer moet doen als hij, permanent of tijdelijk, op een ander adres verblijft.

5. Contact met de bedrijfsarts

Volgens de nieuwe Arbowet moet u uw werknemers actief wijzen op de vrije toegang tot de bedrijfsarts. Neem dit dan ook op in uw verzuimprotocol. Dit is ter preventie van ziekte. Indien uw werknemer langere tijd ziek is, wordt hij opgeroepen voor een consult bij de bedrijfsarts. Vermeld in het protocol hoe dit werkt en wat er verwacht wordt van een werknemer bij dit consult. Uw arbodienst kan u helpen bij het opstellen van dit onderdeel.

6. Vervolgstappen bij langdurige ziekte

Is uw werknemer langer dan zes weken ziek, dan zijn er meerdere stappen die ondernomen moeten worden in het kader van de Wet verbetering poortwachter. Om het verzuimprotocol volledig te maken, vermeldt u ook deze stappen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de gedeelte verantwoordelijkheid, (gedeelte) werkhervatting, sancties bij niet nakomen van afspraken, dossieropbouw en privacy.

7. Vakantie en ziek

Van wie heeft uw werknemer toestemming nodig als hij vakantie wil boeken tijdens zijn ziekmelding? En is een advies van de bedrijfsarts verplicht? Neem dit op in uw protocol zodat dit voor iedereen duidelijk is.

Voorbeeld verzuimprotocol

Zoals u ziet, kan het een uitdaging zijn om een verzuimprotocol op te stellen die voldoet aan alle wettelijke eisen en uw bedrijfscultuur. Het kan daarom helpen een sjabloon te gebruiken. Dit model kunt u vervolgens aanpassen tot uw eigen protocol. Bij ArboNed kunt u een voorbeeld verzuimprotocol downloaden.