Tijdlijn Wat te doen bij verzuim

Als een medewerker zich ziekmeldt, bent u er als werkgever voor verantwoordelijk dat we het verzuimproces goed opstarten. Bekijk hier in het kort de eerste stappen.

1. Ziekmelding

U geeft de ziekmelding zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur door. Dat kan via het verzuimportaal Vandaag, uw eigen verzuimmeldsysteem of het verzuimsysteem van uw verzekeraar. In Vandaag staat welke informatie u mag invullen.

Zijn er bijzonderheden bij de ziekmelding, neem dan vooraf telefonisch contact op met uw vaste contactpersoon (denk aan: ziekenhuisopname, of overlijden familielid).  

2. Contact

U houdt belangstellend contact met uw medewerker. Maak gezamenlijk afspraken over hoe vaak en hoe u contact hebt met elkaar. Bespreek ook wie het initiatief neemt voor contact.  

Tip: wij merken dat medewerkers die ernstig ziek zijn over het algemeen behoefte hebben aan persoonlijk contact, maar dat veel werkgevers het lastig vinden om contact op te nemen. Ons advies is om uw medewerker toch te bellen om te vragen hoe het gaat. Of laat bijvoorbeeld een bos bloemen bezorgen.

3. Intake

Na de ziekmelding in het verzuimportaal Vandaag of via de verzuimkoppeling, volgt de intake met uw werknemer. Afhankelijk van uw contract gebeurt dat digitaal of telefonisch. Wij informeren u over de uitkomst van deze intake.

4. Op de hoogte

Wij vragen u ons gedurende de re-integratie op de hoogte te houden als zaken anders verlopen dan verwacht. De re-integratie kan bijvoorbeeld langzamer gaan of stagneren, maar uw werknemer kan ook sneller dan verwacht (een deel van) het werk hervatten.

5. Hersteld?

Als uw werknemer in de tussentijd het werk volledig hervat, geeft u de herstelmelding tijdig door via het verzuimportaal Vandaag of via uw eigen verzuimmeldsysteem. De ziekmelding sluit en wij nemen hierover geen contact meer op met u en uw werknemer.

Ongeluk of bedrijfsongeval

Als de ziekmelding het gevolg is van een ongeluk dat door iemand anders is veroorzaakt, kunt u zich mogelijk beroepen op het regresrecht. Dat betekent dat u de verzuimkosten kunt verhalen op degene die het ongeval heeft veroorzaakt. Vraag uw werknemer of de ziekmelding het gevolg is van een ongeval met schuld van derden.

Een ernstig of dodelijk arbeidsongeval moet u als werkgever altijd melden bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Deze informatie mag u als werkgever vragen en vastleggen:

• Het telefoonnummer en (verpleeg)adres waar uw zieke medewerker te bereiken is.
• De vermoedelijke duur van het verzuim.
• De lopende afspraken en werkzaamheden.
• Of de medewerker onder het vangnet van de Ziektewet valt. Let op: hij hoeft niet te melden om welke categorie het gaat.
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
• Of er sprake is van een ongeval waarbij de schade verhaald kan worden op de veroorzaker.

Meer informatie: Stel de juiste vragen bij een ziekmelding

Geen (medische) informatie vastleggen of diagnose stellen

Uw medewerker heeft recht op zijn privacy. Hij hoeft zijn medische situatie niet te delen. Wil een medewerker er niets over kwijt, dan is dat zijn goed recht. Het is over het algemeen geen kwestie van onwil, iemand heeft er zo zijn redenen voor. Misschien schaamt hij zich bijvoorbeeld.

Vaak wil een zieke medewerker best vertellen wat er aan de hand is, maar dan nog mag u deze (medische) informatie niet vastleggen. Dat een medewerker verkouden is, of bijvoorbeeld rugklachten heeft, mag u dus net zo goed niet vastleggen als psychische klachten.

U mag als werkgever geen diagnose stellen, behandeling voorstellen of waardeoordeel uitspreken over de klachten die uw medewerker ervaart. Dat mag alleen de (bedrijfs)arts. Het is ook beter voor de vertrouwensband met uw zieke medewerker als u dit niet doet.

Wel: goed contact

Wat wel mag, en wat wij van harte aanbevelen, is om belangstellend contact te houden. Maak gezamenlijke afspraken wanneer en hoe u contact hebt met elkaar. Bespreek ook wie het initiatief neemt voor contact.

De Wet verbetering poortwachter stelt dat werkgever en werknemer samen verantwoordelijk zijn voor de re-integratie van een zieke werknemer. Volgens deze wet bent u als werkgever eindverantwoordelijk. Uw werknemer is medeverantwoordelijk voor het eigen re-integratietraject.

Het doel van de Wet verbetering poortwachter is dat uw medewerker via een tijdige en juiste aanpak zo snel en volledig mogelijk weer aan het werk kan. Zo kunt u langdurig verzuim en instroom in de WIA voorkomen.

• Alle rechten
• Alle plichten

De intake helpt een inschatting te maken voor het traject. Voordeel van deze aanpak is dat een medewerker (indien nodig) op het optimale moment een oproep krijgt voor het spreekuur bij de (bedrijfs)arts. Zo kunnen wij eerder een aanpak op maat maken en weet u als werkgever al snel waar u aan toe bent. Dankzij de vroegtijdige inzet van een gerichte vervolgactiviteit, is de medewerker sneller en verantwoord weer aan het werk.  

Is er belangrijke, aanvullende informatie rond de ziekmelding, dan adviseren wij om zelf, rechtstreeks contact op te nemen met uw vaste contactpersoon.

Telefonische intake

Is er gezien de afspraken die u met ons in uw contract heeft gemaakt sprake van een telefonische intake, dan belt uw vaste contactpersoon uw medewerker. Het is afhankelijk van uw contract op welke dag na de ziekmelding de vaste contactpersoon belt. Het is van belang dat uw medewerker bereikbaar is en dat wij de juiste contactgegevens hebben. Uw vaste contactpersoon bespreekt de achtergrond van de ziekmelding en het gewenste vervolg.  

Goed voor u om te weten, is dat wij een unieke aanpak hebben bij psychisch verzuim. Als er uit de intake klachten naar voren komen die gerelateerd kunnen worden aan psychische klachten, dan ontvangt de werknemer een aanvullende (digitale) vragenlijst. 

In deze aanvullende vragenlijst beantwoordt uw medewerker gerichte vragen over de voorgeschiedenis en relevante omstandigheden rond zijn psychisch verzuim. De medewerker krijgt als hij de aanvullende vragenlijst heeft ingevuld een uitnodiging voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Op die manier krijgt hij sneller de juiste begeleiding.

Bij ArboNed heeft u als werkgever altijd één vaste contactpersoon. Uw vaste contactpersoon:

• Is uw vaste aanspreekpunt;
• Ondersteunt u bij de re-integratie;
• Bewaakt continu de voortgang van het (deel)herstel;  
• Communiceert actief met u, uw medewerker en de medisch professional over de meest effectieve route van verzuimmelding tot duurzame werkhervatting.  

Uw vaste contactpersoon werkt onder taakdelegatie van de (bedrijfs)arts. De (bedrijfs)arts is altijd eindverantwoordelijk.

Re-integratie- en preventieadviseur of procesregisseur

Afhankelijk van uw contract noemen we de vaste contactpersoon bij ArboNed re-integratie en preventieadviseur of procesregisseur.   

Heeft u een combicontract (een verzekering plus arbodienstverlening bij ArboNed), dan houdt uw vaste contactpersoon (de procesregisseur) ook actief contact met de verzekeraar. Hij kijkt bijvoorbeeld mee naar vergoedingsmogelijkheden en zorgt voor korte lijnen en proactieve advisering.

Tijdens het spreekuur gaat de (bedrijfs)arts of de praktijkondersteuner bedrijfsarts in gesprek met uw medewerker. Op basis hiervan geeft de (bedrijfs)arts een advies over de werkhervatting: wat is er wel/niet mogelijk? Het spreekuur is de eerste verplichte stap bij een ziekmelding volgens de Wet verbetering poortwachter. 

Zo werkt de (bedrijfs)arts:

De (bedrijfs)arts is specialist op het gebied van gezondheid en werk. Hij is er voor werknemer én werkgever en brengt onafhankelijk advies uit. Hij heeft een medisch beroepsgeheim en moet zich houden aan verschillende privacyregels. In dit artikel staan alle taken en verantwoordelijkheden op een rij.

Is uw medewerker langer ziek?

Dan komt uw medewerker vaker op spreekuur bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts maakt na elke afspraak een terugkoppeling. Deze terugkoppelingen zijn adviezen in het re-integratietraject. 

Praktijkondersteuner bedrijfsarts  

De (bedrijfs)arts speelt een centrale rol in de verzuimbegeleiding. Maar een aantal taken kan de bedrijfsarts laten uitvoeren door andere gespecialiseerde professionals binnen de arbodienstverlening waaronder de praktijkondersteuner bedrijfsarts. Dat noemen we taakdelegatie.

Maatwerk

Per medewerker kan de bedrijfsarts bepalen of het wenselijk is in opdracht taken te delegeren aan de praktijkondersteuner bedrijfsarts, zoals het spreekuur en daaraan gerelateerde werkzaamheden. Hiermee ontstaat extra capaciteit in de spreekkamer, waardoor we sneller de juiste expertise kunnen inzetten en alle nodige stappen volgens de Wet verbetering poortwachter verantwoord en tijdig worden doorlopen. Ook krijgt de (bedrijfs)arts meer tijd voor de werkzaamheden die echt alleen hij mag uitvoeren. 

De (bedrijfs)arts blijft betrokken

De (bedrijfs)arts blijft altijd betrokken bij de verzuimbegeleiding en preventieve onderzoeken en adviezen aan de medewerker. Het uitgangspunt is dat de (bedrijfs)arts kort aansluit tijdens het spreekuur. Als dit niet mogelijk is, dan bespreekt de praktijkondersteuner bedrijfsarts de bevindingen met de (bedrijfs)arts.

Belangrijk om te weten: de kwaliteit van zorg en de privacy van uw medewerker zijn hierbij geborgd. 

De Probleemanalyse is gebaseerd op het spreekuur dat de (bedrijfs)arts of de praktijkondersteuner bedrijfsarts heeft gehad met uw medewerker. Hierin staat onder andere beschreven welke beperkingen en mogelijkheden de medewerker heeft met betrekking tot zijn werk. 

Wij delen het schriftelijke verslag met u en uw werknemer. Hierin staat:

• Arbeidsongeschikt: ja/nee/gedeeltelijk
• Beperkingen en mogelijkheden in relatie tot functie
• Verwachte (langetermijn)doel
• Vervolgafspraak: ja/nee
• Eventueel: advies voor een interventie

Hoewel u geen inhoudelijke en/of medische informatie krijgt over het gesprek tussen uw werknemer en de bedrijfsarts, geeft de bedrijfsarts in de Probleemanalyse wel een richtinggevend advies. Hiermee kunnen uw werknemer en u afspraken maken over de mogelijke (eventueel gedeeltelijke) werkhervatting. De Probleemanalyse vormt de basis voor het Plan van aanpak dat u en uw werknemer gezamenlijk opstellen. Uw contactpersoon deelt bij de terugkoppeling van de Probleemanalyse een concept-Plan van aanpak, dat uw werknemer en u gezamenlijk, zelf kunnen invullen en ondertekenen.

Heeft u vragen over de terugkoppeling, dan kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon.

Als uw medewerker van de (bedrijfs)arts weer langzaamaan mag re-integreren, maakt u hier als werkgever met uw werknemer afspraken over. U gebruikt het opbouwschema van de (bedrijfs)arts als leidraad.

Voor uw verzuimadministratie en inkomensverzekering moet u weten wat het ziekteverzuimpercentage is. Dus: voor hoeveel procent is de werknemer hersteld en wat is de daaraan gekoppelde loonwaarde?

Loonwaarde

De waarde die u toekent aan het werk dat uw medewerker doet, noemen we loonwaarde. Daarbij gaat het niet alleen om tijd, maar ook om het tempo en de productiviteit. Als uw medewerker bijvoorbeeld langzamer werkt, minder kan opleveren, of een lagere kwaliteit levert, dan neemt u dat mee in de berekening.

Een voorbeeld: een orderpikker werkt normaal gesproken 40 uur per week, waarbij hij per uur 50 orders pikt. Tijdens zijn re-integratietraject mag hij 20 uur per week werken. Het lukt hem echter niet om ook nu 50 orders per uur te pikken. Het zijn er maar 25. Zijn daadwerkelijke deelherstel is dan ook geen 50%, maar slechts 25%.

U kunt zich voorstellen dat het in het geval van een orderpikker nog relatief gemakkelijk is om het deelherstel en de bijbehorende loonwaarde vast te stellen. Maar wat nu als het werk van uw medewerker niet in van die duidelijke getallen te vangen is? Of als hij (tijdelijk) alleen aangepaste werkzaamheden kan doen?

Een loonwaardemeting moet heel zorgvuldig gebeuren, want er zijn veel verschillende facetten om rekening mee te houden. Een arbeidsdeskundige of uw vaste contactpersoon kan met u meedenken over de afweging van de toe te passen loonwaarde. ArboNed kan geen uitspraak doen over het percentage zelf. U heeft als werkgever het beste zicht op de dagelijkse werkzaamheden van uw werknemer en de mate waarin hij deze tijdens zijn re-integratietraject kan uitoefenen.

Heeft u hulp nodig bij het vaststellen van het deelherstel en de bijbehorende loonwaarde, dan adviseren wij u een loonwaarde-expert in de arm te nemen.

Deelherstel

Is er sprake van loonwaarde, dan is er sprake van deelherstel: uw medewerker is gedeeltelijk hersteld. Dat moet u als werkgever doorvoeren in het verzuimportaal Vandaag of het portaal van uw verzekeraar. Het is belangrijk dat u het deelherstel tijdig en juist doorvoert. Op die manier zorgt u voor een goede dossieropbouw en is de status van de ziekmelding op elk moment duidelijk. 

De verantwoordelijkheid voor het Plan van aanpak ligt bij u als werkgever en bij uw werknemer. Dat is wettelijk zo bepaald. ArboNed kan het Plan van aanpak niet voor u maken. Wij kunnen u er uiteraard wel bij helpen. Uw vaste contactpersoon belt u hierover nadat de Probleemanalyse is opgesteld.

Voor wie is het Plan van aanpak?

Het Plan van aanpak is voor uw eigen verzuimdossier en voor dat van uw medewerker. ArboNed ontvangt graag een kopie om de afspraken te kunnen volgen.

Wel:  

In het Plan van aanpak legt u afspraken vast over het doel van de re-integratie en hoe uw medewerker dit doel het beste kan bereiken. U beschrijft wat (activiteit) u of uw medewerker (wie) vanaf wanneer (planning) gaat doen. En u benoemt samen een casemanager die het Plan van aanpak begeleidt en controleert, bij voorkeur iemand die ook bij u werkt. In de meeste gevallen vervult de directe leidinggevende van de zieke werknemer die rol.

Niet:

U bent niet verplicht om alles in te vullen in het concept-Plan van aanpak. Mogelijk zijn niet alle onderdelen relevant voor de situatie waar uw medewerker en u zich in bevinden. Zet in ieder geval géén medische informatie in het Plan van aanpak, ook niet als uw medewerker die informatie vrijwillig met u deelt. Dat mag niet vanwege privacywetgeving.

Is een van uw medewerkers ziek? Dan zorgt een casemanager ervoor dat iedereen zijn afspraken nakomt voor een voorspoedige re-integratie van uw medewerker. De casemanager kan de leidinggevende zijn van de medewerker, een collega van bijvoorbeeld de HR-afdeling, of een professional van uw arbodienst. Bij langdurend verzuim zijn er vaak meerdere casemanagers betrokken. Lees hier alles over de verschillende rollen en de bijbehorende verantwoordelijkheden.

De casemanager in uw bedrijf

Als het in het Plan van aanpak gaat over ‘de casemanager’, dan is dat de persoon in uw bedrijf die u en uw medewerker samen aanwijzen als contactpersoon voor het begeleiden en controleren van het verzuimdossier. Vaak is het de directe leidinggevende van de zieke medewerker.

Bij kort verzuim

De direct leidinggevende van uw medewerker treedt vaak op als verzuimbegeleider. Hij kent de medewerker, de situatie en de werkomgeving het best. Veruit de meeste zieke medewerkers zijn binnen een week weer beter, dus meestal volstaat deze begeleiding.

Als het verzuim langer duurt

Herstelt uw medewerker niet binnen een paar weken, dan is het prettig als u een casemanager heeft met meer ervaring in het begeleiden van verzuimprocessen. Bijvoorbeeld een HR-medewerker, een casemanager bij u in loondienst, of een externe casemanager. De directe leidinggevende kan betrokken blijven bij het Plan van aanpak en als casemanager optreden als contactpersoon voor de werknemer.

Vaste contactpersoon ArboNed en Plan van aanpak

Uw vaste contactpersoon bij ArboNed kunt u niet in het Plan van aanpak benoemen als casemanager. Hij is er wel voor u en uw werknemer. Uw vaste contactpersoon begeleidt u als werkgever en adviseert over het verzuim en het proces. Daarnaast werkt uw vaste contactpersoon als verlengde arm van de (bedrijfs)arts (taakdelegatie). 

De ontzorgcasemanager vanuit de MKB verzuim-ontzorgverzekering

Klanten met een MKB verzuim-ontzorgverzekering krijgen een ontzorgcasemanager toegewezen, die u wel als casemanager in het Plan van aanpak kunt benoemen. ArboNed zet hiervoor regionaal werkende casemanagers in.

U speelt als werkgever (samen met de directe leidinggevenden) een belangrijke rol in het verlagen en voorkomen van verzuim, maar u staat hierin niet alleen. De arboprofessionals helpen u het verzuim binnen uw bedrijf zoveel mogelijk te beperken. De (bedrijfs)arts en uw vaste contactpersoon adviseren u hierover. Hier kunt u alvast in het kort over de belangrijkste arbodeskundigen lezen wat zij voor u kunnen betekenen:

Meer weten

Vanaf week 8 tot week 104

Het Plan van aanpak is een momentopname. Uw medewerker en u zorgen ervoor dat het Plan van aanpak altijd actueel is. Als dat nodig is, past u het Plan van aanpak aan. Hiervoor houdt u goed onderling contact. Ons advies is om elkaar minimaal elke zes weken te spreken. Als blijkt dat de gemaakte afspraken en het geformuleerde einddoel in uw Plan van aanpak niet meer realistisch zijn, is een bijstelling noodzakelijk. Ook voor de bijstelling van het Plan van aanpak heeft ArboNed een praktisch invulformat voor u.

Download invulformat Bijstelling Plan van aanpak

Rol ArboNed

Uw vaste contactpersoon bij ArboNed heeft ook regelmatig contact met uw medewerker over het verloop van de re-integratie. Daarnaast kan de (bedrijfs)arts zelf afspraken inplannen om de voortgang in de gaten te houden. Dit doet hij op basis van zijn medische kennis en verwachting van het ziekteverloop. Zo kan hij ervoor kiezen de vaste contactpersoon het gesprek te laten voeren (bijvoorbeeld bij een gebroken been).

Als uw medewerker langdurig (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt is, is een arbeidsdeskundig onderzoek aan de orde. In de praktijk wordt dit vaak rond het einde van het eerste ziektejaar ingezet. Er zijn situaties waarbij het arbeidsdeskundig onderzoek niet, of juist eerder nodig is:

Eerder een arbeidsdeskundig onderzoek:

• Als al snel na de ziekmelding duidelijk is, dat terugkeer in het eigen werk niet meer lukt.
• Als iemand frequent kortdurend verzuimt. Een arbeidsdeskundige brengt dan in kaart welke factoren een rol spelen bij het verzuim, om zo langdurig verzuim te voorkomen.

Geen arbeidsdeskundig onderzoek:

• Als de ziekte van de medewerker in een terminale fase is.
• Als uw medewerker na het eerste jaar bijna hersteld is.
• Als de (bedrijfs)arts aangeeft dat het geen toegevoegde waarde heeft. Bijvoorbeeld als een medische ingreep met herstelperiode is ingepland. Na de herstelperiode wordt dan opnieuw gekeken of een arbeidsdeskundig onderzoek nodig is. Deze situatie vereist altijd goed overleg tussen de (bedrijfs)arts, arbeidsdeskundige en uw vaste contactpersoon. De (bedrijfs)arts legt het schriftelijk vast in een terugkoppeling.
• 

De arbeidsdeskundige geeft advies over de arbeidsmogelijkheden en -beperkingen van uw medewerker. Een arbeidsdeskundige werkt in het arbeidsdeskundig onderzoek samen met de (bedrijfs)arts. Uiteraard volgen zij de privacywetgeving en leven ze het medisch beroepsgeheim na. In het onderzoeksrapport staan de conclusies van de arbeidsdeskundige en advies over de nodige vervolgstappen. U en uw medewerker ontvangen het rapport allebei. De kosten voor het arbeidsdeskundig onderzoek komen voor rekening van u als werkgever.

Na het onderzoek zijn er drie opties:

1. Uw medewerker blijft bij u werken in het eigen werk,  in het eigen werk met aanpassingen of in een andere functie (het zogenoemde ‘spoor 1’).
2. Uw medewerker gaat op zoek naar werk bij een andere werkgever (het zogenoemde ‘tweede spoor’ of ‘spoor 2’).
3. De insteek is dat uw medewerker bij u blijft werken (met aanpassingen, of in een andere functie), maar omdat hij op dat moment niet inzetbaar is in uw onderneming is het zaak ook te kijken naar werk buiten de eigen werkgever (het zogenoemde ‘tweesporenbeleid’).

Spoor 1

Als het advies is dat uw medewerker in uw onderneming blijft werken, moet uw medewerker dit accepteren. Hij is namelijk verplicht om passend werk te aanvaarden, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden verwacht. In dat geval moet hij dat duidelijk beargumenteren. Het is aan u om passend werk aan te bieden aan uw medewerker. Als u hiervan afwijkt, moet u dit goed onderbouwen en bovendien vastleggen in het Plan van aanpak. Doet u dat niet, dan riskeert u een loonsanctie (zie WIA-beschikking).

Voorbeeld van re-integratie spoor 1

Spoor 2

Is het advies dat uw medewerker op zoek gaat naar werk bij een andere werkgever, dan is het uw verantwoordelijkheid om hier samen met uw medewerker mee aan de slag te gaan. U kunt een re-integratiebureau inschakelen dat mensen met een beperking helpt om ander (passend) werk te vinden. Uw vaste contactpersoon kan u adviseren over verschillende re-integratiebureaus. ArboNed is een arbodienst en is zodoende na het arbeidsdeskundig onderzoek niet meer inhoudelijk betrokken bij het zoeken naar werk buiten de onderneming.

Voorbeeld van re-integratie spoor 2

Tweesporenbeleid

U kunt gelijktijdig intern en extern activiteiten opstarten: een tweesporenbeleid. Dat adviseren we over het algemeen als onduidelijk is of een medewerker duurzaam zal re-integreren in het eigen werk, of als onduidelijk is of er intern structureel ander passend werk is voor uw medewerker. U bekijkt dan samen met uw medewerker de mogelijkheden in eigen werk of aangepaste werkzaamheden binnen uw bedrijf en daarnaast de mogelijkheden naar werk buiten de eigen werkgever. Via het tweesporenbeleid benut u de re-integratietijd goed.

De (bedrijfs)arts heeft een grote rol in het re-integratietraject. Het is dus logisch dat hij betrokken is bij de (Eerstejaars)evaluatie van het UWV.

Eerstejaarsevaluatie (bedrijfs)arts vs UWV

Wij plannen voor uw medewerker een Eerstejaarsevaluatie in bij de (bedrijfs)arts, niet te verwarren met het (Eerstejaars)evaluatieformulier van het UWV. Tijdens dit spreekuur blikt de (bedrijfs)arts met uw medewerker terug op het eerste jaar verzuim en kijken ze samen vooruit. We noemen dit vaak een ‘opschudmoment’.

Terugkoppeling

U en uw medewerker krijgen van het spreekuur een terugkoppeling, die u kunt gebruiken om samen de (Eerstejaars)evaluatie van het UWV in te vullen. Als uw contactpersoon onduidelijkheden verwacht, licht hij de terugkoppeling telefonisch toe. Hij: 

• bespreekt of de terugkoppeling duidelijk is voor u. 
• geeft uitleg over (het opstellen van) de (Eerstejaars)evaluatie. 
• bespreekt de adviezen en - waar relevant - de in te zetten interventies. 
• licht - als de (bedrijfs)arts een interventie adviseert - het financieringsverzoek toe en hoe het proces verder verloopt.

Zorg ervoor dat uw medewerker uiterlijk in week 91 kopieën krijgt van de volgende documenten uit het re-integratieverslag:

• Probleemanalyse en eventuele bijstellingen (Bijstelling probleemanalyse)
• Plan van aanpak
• (Eerstejaars)evaluatie
• Actueel oordeel (bedrijfs)arts*
• Eindevaluatie

*Het 'Actueel oordeel (bedrijfs)arts' krijgen uw medewerker en u via ArboNed. Hierin vat de (bedrijfs)arts op medisch gebied het dossier samen van de afgelopen twee jaar. Uw medewerker ontvangt daarnaast het document 'Medische informatie' van de (bedrijfs)arts. 

Eindevaluatie

U vult de Eindevaluatie uiterlijk twee weken voor de WIA-aanvraag in, samen met uw medewerker. De Eindevaluatie omschrijft de actuele stand van zaken van de re-integratie. U baseert zich hiervoor op het Actueel oordeel van de (bedrijfs)arts. Uw medewerker krijgt een kopie van de Eindevaluatie.

Rol van ArboNed

Uw vaste contactpersoon neemt voor de WIA-aanvraag contact op met u en uw medewerker. Aan bod komen de benodigde documenten, het aanleveren van de documenten bij het UWV en de voorbereiding van uw medewerker op een gesprek bij het UWV.  

Lees ook: De WIA-aanvraag, welke stukken moet u inleveren?

Het UWV onderzoekt of uw medewerker en u voldoende hebben gedaan aan de re-integratie. Heeft u bijvoorbeeld geprobeerd het werk aan te passen? Of heeft u uw medewerker ander werk aangeboden?

Bij een WIA-aanvraag kan een verzekeringsarts en/of arbeidsdeskundige van het UWV uw werknemer zien. De verzekeringsarts beoordeelt, mede op basis van de Lijst arbeidsmogelijkheden en beperkingen (LAB), welke mogelijkheden uw medewerker heeft om te werken en de arbeidsdeskundige bepaalt wat voor soort werk uw medewerker kan doen en wat hij daarmee kan verdienen.

Re-integratieverslag niet compleet

Het kan zijn dat het UWV het re-integratieverslag niet compleet vindt. Het UWV stuurt u of uw medewerker dan een brief, of neemt telefonisch contact op. Verzoek aan u is de ontbrekende documenten alsnog online aan te leveren. Als u de documenten niet op tijd aanlevert, kunt u een loonsanctie krijgen.

Vindt het UWV dat u of uw medewerker zich onvoldoende hebben ingespannen voor de re-integratie, dan ontvangt u een loonsanctie. Dit betekent dat u het loon langer moet doorbetalen (maximaal één jaar). U kunt het dienstverband dan ook niet opzeggen of beëindigen. Aanleidingen voor een loonsanctie zijn bijvoorbeeld:

• U heeft onvoldoende onderzocht of er alternatieven zijn om uw medewerker weer aan het werk te helpen.
• Er is medisch verschil van inzicht tussen de (bedrijfs)arts en verzekeringsarts.

Het UWV informeert u per brief over de loonsanctie. De verzuimbegeleiding moet doorlopen. De (bedrijfs)arts kan uw medewerker nog oproepen, of kan medische informatie opvragen bij andere behandelaren.

Bekortingsverzoek

U kunt de duur van de loonsanctie verkorten. Dit kan door een bekortingsverzoek in te dienen bij het UWV. In de arbeidsdeskundige rapportage die u ontvangt bij de beslissing tot loonsanctie, staat vermeld welke maatregelen u moet nemen om de tekortkoming te herstellen. Zodra u deze maatregelen heeft genomen, kunt u een bekortingsverzoek indienen. Hoe u dit doet, leest u in de beslissing over de loonsanctie. Hier is geen formulier voor. Het UWV beoordeelt na drie weken of u genoeg heeft gedaan. Is dit het geval, dan hoeft u geen loon meer door te betalen.

Bezwaar maken

De loonsanctie van het UWV is niet altijd terecht. Bijvoorbeeld als het UWV de loonsanctie niet duidelijk, of niet gedegen motiveert. In dat soort situaties kunt u per post of online bezwaar maken bij het UWV. Het indienen van een bezwaar is maatwerk, omdat de omstandigheden per re-integratietraject verschillen. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift is zes weken. Let op: zolang er geen beslissing is genomen over uw bezwaar, blijft de eerdere beslissing geldig.

Arts-gemachtigde

Het is raadzaam om altijd een arts-gemachtigde te betrekken bij het opstellen van een bezwaarschrift. Voor het aanvechten van de beslissing tot loonsanctie heeft u over het algemeen namelijk informatie nodig uit het medisch dossier. En die informatie kunt u niet inzien zonder toestemming van uw medewerker. Een arts-gemachtigde kan dat wel. ArboNed biedt deze dienst niet meer. Hiervoor verwijzen wij u vrijblijvend naar MedRecht. De arts-gemachtigde van MedRecht is niet alleen arts, maar ook jurist en kent dus de medische én juridische kant van de zaak. Hij kan zo een volledig oordeel vellen en uw belangen behartigen.

Het UWV kan twee soorten WIA-uitkeringen toekennen: WGA-uitkering of IVA-uitkering. In de beschikking staat duidelijk omschreven welke uitkering uw medewerker ontvangt en de hoogte van de uitkering. Krijgt uw medewerker de WIA-uitkering toegekend, dan sluit ArboNed de verzuimbegeleiding af.

WGA-uitkering

Uw werknemer krijgt een WGA-uitkering als hij nog deels kan werken. Dit wil zeggen dat hij tussen de 35% en 80% arbeidsongeschikt is. Meestal ontvangt uw medewerker eerst een loongerelateerde uitkering. Daarna krijgt hij de loonaanvullingsuitkering óf de vervolguitkering. In de beschikking staat welke uitkering uw werknemer krijgt.

De duur van de uitkering verschilt per type WGA-uitkering. Het UWV ondersteunt uw medewerker nu verder bij de re-integratie.

IVA-uitkering

Uw medewerker krijgt een IVA-uitkering van het UWV, als de kans klein is dat hij weer aan het werk gaat. Uw medewerker is 80% of meer arbeidsongeschikt en er is geen tot weinig kans op verbetering. De hoogte van de IVA-uitkering staat vast en bedraagt 75% van het WIA-maandloon. Het WIA-maandloon wordt als volgt berekend:

Het sv-loon dat uw medewerker verdiende in het jaar voordat hij ziek werd: 261 (gemiddelde aantal werkdagen in een jaar) x 21,75 (gemiddeld aantal uitkeringsdagen per maand).

De WIA-uitkering is in principe tot de AOW-gerechtigde leeftijd.

De WIA drukt arbeidsongeschiktheid uit als het verlies aan verdienvermogen ten opzichte van het verdienvermogen vóór arbeidsongeschiktheid. Om het verlies aan verdiencapaciteit te berekenen, wordt het ‘maatman inkomen’ (het inkomen dat de medewerker verdiende voordat hij arbeidsongeschikt werd) vergeleken met het ‘restinkomen’ (bedrag dat de werknemer nog kan verdienen met algemeen geaccepteerde arbeid) volgens onderstaande formule:

(Maatmaninkomen – restinkomen) : (maatmaninkomen) x 100 = arbeidsongeschiktheidspercentage 

Medewerkers met een arbeidsongeschiktheidspercentage van minder dan 35% komen niet in aanmerking voor een WIA-uitkering. Er zijn dan in principe twee opties: 

1. Hij blijft in dienst met aangepaste of andere werkzaamheden.
2. U wikkelt het dienstverband af via een vaststellingsovereenkomst of door een ontslagvergunning aan te vragen bij het UWV wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. 

Als werkgever doet u er verstandig aan om na een WIA-beschikking het dienstverband met uw werknemer af te wikkelen.

• U kunt een ontslagvergunning bij het UWV aanvragen wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. U vindt bij het UWV een handleiding voor het aanvragen van deze vergunning. U kunt het dienstverband pas opzeggen als u de ontslagvergunning hebt ontvangen.
• Een andere mogelijkheid is dat u het dienstverband in overleg met uw medewerker met wederzijds goedvinden beëindigt via een vaststellingsovereenkomst.