Wat mag u wel en niet vastleggen over het ziekteverzuim van uw werknemer?
Werkgevers mogen geen gezondheidsgegevens vastleggen over zieke medewerkers. Waarom is dat en wat mag u dan wel opschrijven? Anne Zwaan, procesregisseur bij ArboNed vertelt in deze video meer over de privacyvoorschriften als uw medewerker ziek is. Ook deelt zij voorbeelden hoe u bepaalde zaken wél op kunt schrijven.
Volgens de Europese Algemene verordening gegevensbescherming -de AVG- zijn gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gevoelige gegevens die door de wetgever extra beschermd worden. Het is verboden om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij er een wettelijke uitzondering is. De werkgever mag haar werknemers bijvoorbeeld niet vragen naar gezondheidsgegevens of deze gegevens vastleggen.
Wat mag u niet vastleggen?
Vaak wil uw werknemer u best vertellen wat er aan de hand is. Daar is geen bezwaar tegen. U mag de vrijwillig verstrekte gezondheidsgegevens alleen niet vastleggen. En u mag geen oordeel, diagnose of advies geven over de ziekte of de (on)geschiktheid om te werken. Dat is voorbehouden aan de bedrijfsarts.
Om welke gegevens gaat het dan? Wat u niet vast mag leggen zijn medische gegevens, zoals de namen van ziektes, specifieke klachten, de oorzaak van het ziekteverzuim, pijnaanduidingen of het type behandelaar (bijvoorbeeld psycholoog of fysiotherapeut). Ook mag u niet de beperkingen van mogelijkheden van de werknemer vastleggen.
Wanneer wel?
In sommige gevallen kan het echter wel noodzakelijk zijn om vrijwillig verstrekte gezondheidsgegevens vast te leggen, bijvoorbeeld als een werknemer in ernstige mate last heeft van epilepsie en dit zelf heeft aangegeven bij de werkgever. Het kan dan noodzakelijk zijn dat de directe collega’s van de zieke werknemer op de hoogte zijn en wat zij in een noodsituatie moeten doen.
Wat kunt u dan wel vastleggen?
Bij de ziekmelding van de werknemer mag u volgens de beleidsregels ‘zieke werknemer’ van de autoriteit persoonsgegevens (AP) de volgende gegevens uitvragen en vastleggen:
- het telefoonnummer en (verpleeg)adres
- de vermoedelijke duur van het verzuim
- de lopende afspraken en werkzaamheden
- of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt)
- of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
- of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is.
En bij het Plan van aanpak dat u moet maken als uw werknemer langer dan zes weken ziek is?
Alles wat gaat over het werk, de oorspronkelijke werkzaamheden en de afspraken die u maakt over de re-integratie, mag u vastleggen. Bijvoorbeeld welke uren iemand werkt, welke dagen, en welke werkzaamheden iemand gaat verrichten. U kunt ook opschrijven of er aanpassingen in de werkomgeving worden gedaan en of er hulpmiddelen worden ingezet. Denk aan een stoel, beeldscherm, schoenen.
Het kan ook zijn dat de werknemer actief werkt aan het herstel, een behandeling volgt of dat er een interventie is ingezet om het herstel te bevorderen. In dat geval spreek je over behandeling, interventie of een herstelactiviteit zonder te benoemen om welk type behandeling, instelling of specialist het gaat. U vermeldt dus niet dat uw werknemer naar de fysiotherapeut of psycholoog gaat. U kunt bijvoorbeeld wel schrijven: er is een interventie ingezet ten behoeve van de re-integratie.
Boete
Het is dus belangrijk voor de privacy van uw werknemer om geen medische gegevens te registreren. Als u medische gezondheidsgegevens van uw werknemers registreert, riskeert u een forse boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP kan organisaties die de AVG overtreden een boete opleggen van maximaal 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet op grond van de boetebeleidsregels van de AP.
