De kantoortuin en corona: veilig en gezond werken

De kantoortuin

We spreken van een kantoortuin als er 8 of meer werkplekken zijn in één ruimte. In februari kwam via televisieprogramma De Monitor al naar buiten dat werken in een kantoortuin kan leiden tot meer verzuim. Aanleiding voor staatssecretaris Van Ark om er onderzoek naar te willen doen via de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA). Het coronavirus maakt het gezond werken in de kantoortuin inmiddels nog ingewikkelder.

Werknemers worden gevraagd zo veel mogelijk, indien mogelijk thuis te werken. Voor werknemers op de werkvloer geldt als belangrijkste maatregel: blijf thuis bij coronaklachten (milde luchtwegklachten - neusverkoudheid, hoesten, keelpijn - en/of koorts). Lees hier wat dat voor u betekent als werkgever. Gebruik onderstaand stappenplan voor het 'coronaproof' maken van de kantoortuin.

Stap 1: maak het plan samen

Het succes van de maatregelen die u neemt op de werkvloer, is voor een groot deel afhankelijk van hoe uw werknemers ermee omgaan. Het is daarom belangrijk om onderling duidelijke afspraken te maken.

Om ervoor te zorgen dat iedereen de maatregelen kent én hierachter staat, gaan uw werknemers en u samen aan de slag met een plan. Wat gaat u doen en vooral: waarom? Wat vindt u samen redelijk binnen uw bedrijf? Bepaal wie er aanspreekpunt is voor alle coronavragen, bijvoorbeeld de preventiemedewerker. En stel -  als u een groter bedrijf heeft - een coronawerkgroep op.

Stap 2: de concrete uitwerking

In een kantoortuin zitten medewerkers vaak nog geen 1,20 meter van elkaar af. Dan is het dus best een uitdaging om werknemers op veilige afstand van elkaar te laten werken. Het gaat daarbij bovendien niet alleen om de werkplekken, maar ook de looproutes, pauzeruimtes, wc’s en bijvoorbeeld liften.

• Minder werkplekken

Van belang is dat het aantal aanwezige werknemers laag blijft. Waarschijnlijk komt het er in ieder geval op neer dat de helft van de werkplekken vervalt, misschien zelfs 60%. Begin dus bij de cruciale vraag wie er echt naar kantoor moeten komen en wie er (zoveel mogelijk) thuis kunnen blijven werken. Denk verder onder meer aan:

• Laat werknemers om en om werken (om de dag, of misschien in twee shifts op een dag). Op inschrijving bijvoorbeeld, of via een (onderling afgestemd) werkschema. Verleng hiervoor waar nodig de openingstijden van uw kantoor.
• Blijf veel werken met beeldbellen, webinars en andere digitale toepassingen.
• Houd ook de bezettingsgraad van vergaderruimtes en kantines laag.
• Gebruik de lift bij voorkeur niet en niet samen, of met maximaal twee personen als afstand houden mogelijk is.

• Aangepaste werkplekken

We zien dat bedrijven aan de slag gaan met bijvoorbeeld plexiglas en papieren werkbladen. Bedenk (samen) wat prettig werkt en echt bijdraagt aan de hygiëne en het afstand houden. Plexiglazen wandjes kunnen mogelijk nut hebben, mits ze op hoofdhoogte recht voor de medewerker zijn geplaatst en meebewegen bij een zit-stabureau. Laat in ieder geval iedereen zijn eigen toetsenbord en muis gebruiken en maak werkplekken bij aankomst en vertrek goed schoon.

• Minder lopen

Zorg dan dat er zo min mogelijk gelopen hoeft te worden. Kies zoveel mogelijk voor vaste werkplekken en laat werknemers die veel moeten samenwerken bij elkaar in de buurt zitten. Overigens ontstaat er daardoor weer een nieuwe uitdaging, want werknemers die regelmatig (elk half uur) lopen (bijvoorbeeld naar de koffieautomaat) voorkomen juist fysieke klachten. Overleg waar nodig met een ergonoom. Maak verder afspraken over (koffie)pauzes en let erop dat er niet te veel mensen in een toiletruimte kunnen, door bijvoorbeeld al op de buitenste deur een markering aan te brengen. Kijk of er overal voldoende ruimte is om te lopen en geef waar nodig looprichtingen aan.

• Goed ventileren

De ventilatie is in veel kantoortuinen onvoldoende, maar in de bestrijding van corona heel belangrijk. Ventileer extra als de bezetting toeneemt: zet ramen en deuren regelmatig open, zet de mechanische ventilatie eerder aan en op een hogere stand, zet de recirculatie uit.

Stap 3: maak het zichtbaar

Uit onderzoek blijkt dat anderhalve meter afstand houden het moeilijkst is, vooral op het werk en bij boodschappen doen. Ook het regelmatig handen wassen blijkt een uitdaging. Lijnen op de vloer, looprichtingen, posters, flyers, pictogrammen. Het helpt werknemers (en u) er steeds aan herinneren om afstand te houden en hygiënisch te werken. Spreek ook af dat u elkaar erop aanspreekt als iemand zich niet aan de maatregelen houdt. Iedereen wil gezond blijven en zijn omgeving gezond houden, maar de maatregelen moeten nog gewoonte worden.

Tot slot

Met de presentatie van de 'roadmap' tot 1 september gaan de contactmomenten op alle vlakken toenemen. Hierdoor moet u eigenlijk niet alleen kritisch kijken naar de kantoortuin, maar naar elke werkruimte. Ook als er maar twee werknemers op een kamer zitten. Besteed daarnaast continu aandacht aan de maatregelen rond social distancing en hygiëne. En bedenk dat u als werkgever een voorbeeldfunctie heeft.