Veel gestelde vragen over psychosociale arbeidsbelasting en vertrouwenspersoon
Wat is PSA?
Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) is al jaren een van de belangrijkste arbeidsrisico's. PSA is in artikel 1 van de Arbowet gedefinieerd. Onder PSA vallen alle factoren die op het werk stress kunnen veroorzaken, bijvoorbeeld agressie, geweld, seksuele intimidatie, pesten en werkdruk.
Wat zijn de gevolgen van psychosociale arbeidsbelasting?
De gevolgen van PSA kunnen ernstig zijn. Voorbeelden van individuele/psychosomatische klachten zijn: prikkelbaarheid, slecht slapen, angst, concentratieproblemen, lusteloosheid en een verminderde motivatie. De klachten en stress kunnen zo oplopen dat een werknemer zich ziekmeldt. Op de langere termijn kan iemand last krijgen van een depressie. Er zijn zelfs gevallen bekend waar problemen op het werk hebben geleid tot zelfmoord.
Wat zijn de kosten van PSA?
Doordat de gevolgen van psychosociale arbeidsbelasting zo ernstig kunnen zijn, kunnen de kosten ook flink oplopen. Denk daarbij aan een verminderde arbeidsproductiviteit, verslechtering van uw werkgeversimago, een toename van het ziekteverzuim, juridische kosten en vervangingskosten. De kosten van een pestgeval dat uit de hand loopt, kunnen bijvoorbeeld oplopen tot zo’n € 45.000.
Hoe kan ik PSA voorkomen?
Door binnen uw bedrijf goede afspraken te maken over hoe u met elkaar omgaat, zorgt u ervoor dat uw werknemers met plezier aan het werk blijven. Hiervoor maakt u een duidelijk PSA-beleid, dat bij iedereen binnen de organisatie bekend is. Het is gemakkelijker om mensen aan te spreken op ongewenst gedrag als u van tevoren met elkaar afspreekt hoe u met elkaar omgaat, wat u wel en niet tolereert en als u elkaar aanspreekt op gewenste en ongewenste omgang. Door zelf het goede voorbeeld te geven, geeft u een duidelijk signaal af.
Is PSA meetbaar?
Er zijn verschillende manieren om PSA in uw bedrijf te meten. Vaak wordt dit gedaan via het wettelijke verplichte Preventief medisch onderzoek (PMO). Maar ook via bijvoorbeeld een cultuuronderzoek of werknemerstevredenheidsonderzoek kunt u nagaan of er sprake is van psychosociale arbeidsbelasting.
Staat er iets in de arbeidscatalogus over PSA?
Werkgevers en werknemers kunnen dit onderwerp zelf opnemen in hun arbeidscatalogus. Dit verschilt per branche en per arbeidscatalogus. Check daarvoor uw eigen arbeidscatalogus op arboportaal.nl.
Is een PSA-beleid wettelijk verplicht?
Ja, vanuit de Arbowet bent u als werkgever wettelijk verplicht om PSA te voorkomen, of in ieder geval zo veel mogelijk te beperken. Een PSA-beleid is hiervoor een goed middel. Heeft u geen beleid, dan loopt u het risico dat de Inspectie SZW maatregelen neemt. U kunt zelfs hoge boetes krijgen.
Hoe controleert de Inspectie SZW of ik een PSA-beleid heb?
Een inspectie is een spontaan bezoek van de inspecteur aan het bedrijf. Vaak wordt door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wel aangegeven in welke branches en op welke risico’s ze gaan controleren. Een onderzoek vindt alleen plaats naar aanleiding van een ongeval of melding. In beide gevallen kan de Inspectie SZW vragen naar uw PSA-beleid.
Is PSA ook een onderdeel van de wettelijk verplicht Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)?
Ja, PSA is onderdeel van de wettelijk verplichte RI&E en het bijbehorende Plan van aanpak.
Wat moet ik regelen voor een goed PSA-beleid?
Uitgangspunt voor uw PSA-beleid is de RI&E. U inventariseert de risico’s op en oorzaken van PSA en beschrijft in het Plan van aanpak welke maatregelen u neemt. Denk bijvoorbeeld aan een verdiepend onderzoek naar werkdruk en hoe u werkdruk kunt voorkomen. Voor een degelijk PSA-beleid raden wij aan het volgende te regelen:
- Vertrouwenspersoon
- Klachtenprocedure
- Klachtencommissie
Dit zijn drie zaken die per onderdeel weer vragen kunnen oproepen. Kiest u een interne of externe vertrouwenspersoon? Welke bevoegdheden heeft uw vertrouwenspersoon? Uit welke personen bestaat uw klachtencommissie? En hoe kunnen uw werknemers officieel een klacht indienen? Het kan daarom slim zijn om een expert zoals uw arbodienst in te schakelen om samen het beleid op te stellen.
Is er een voorbeeld van een goed PSA-beleid?
Waarschijnlijk zijn veel dingen al bekend binnen uw bedrijf. Iedereen weet bijvoorbeeld al heel goed hoe je met elkaar omgaat en bij wie je moet zijn als je niet lekker in je vel zit. Toch is het belangrijk om een en ander ook op papier te zetten. Niet alleen omdat u dat moet van de wet, maar ook om duidelijkheid te scheppen en problemen te voorkomen. ArboNed kan u helpen met uw beleid.
Hoe regel ik een PSA beleid via ArboNed?
U kunt een offerte aanvragen via salessupport@arboned.nl of telefonisch via 030 299 62 77. Na ondertekening neemt een van onze bedrijfsmaatschappelijk werkers contact met u op. Samen met deze expert maakt u een afspraak voor het opstellen van uw PSA-beleid.
Wat zijn de voordelen van een vertrouwenspersoon?
Een slachtoffer kan, zonder dat iemand het weet en zonder dat de vertrouwenspersoon in actie komt, een moeilijke situatie bespreken. Dat alleen al kan stress verminderen. Door voor slachtoffers de drempel te verlagen over hun problemen te praten, werkt u aan een goede werksfeer en houdt u uw mensen duurzaam inzetbaar.
Wat zijn de taken van de vertrouwenspersoon?
De taken zijn onder te verdelen in vier hoofdthema's:
- Opvang en begeleiding van werknemers die last hebben van ongewenste omgangsvormen.
- Het analyseren van voorvallen, het adviseren hierover en het doorverwijzen naar professionele hulpverleners.
- Voorlichten en informeren van werknemers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon.
- Advies geven aan het management over het voorkomen van ongewenst gedrag.
Bij een externe vertrouwenspersoon kan ook de werkgever advies vragen over wat te doen bij ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon kan dan adviseren over de te nemen vervolgstappen. De vertrouwenspersoon helpt de medewerker om te gaan met het ongewenste gedrag. Hij biedt een luisterend oor en helpt het probleem bespreekbaar te maken binnen de organisatie.
Wat mag een vertrouwenspersoon?
De taken van de vertrouwenspersoon zijn niet eenvoudig: deze zijn onder meer het opvangen, begeleiden en ondersteunen van ‘klagende’ werknemers, het analyseren van voorvallen, het adviseren hierover en de verwijzing naar professionele hulpverleners. Duidelijk is dat het in alle gevallen gaat om delicate kwesties die op een juiste manier moeten worden opgelost. De vertrouwenspersoon behandelt alle hulpvragen in strikte vertrouwelijkheid. Elke actie wordt slechts ondernomen wanneer de melder daarmee instemt.
De bevoegdheden van de vertrouwenspersoon zijn van groot belang voor het onafhankelijk uitvoeren van de functie. Vaak worden ze opgenomen in de functieomschrijving en/of het contract tussen het bedrijf en de externe vertrouwenspersoon:
- De vertrouwenspersoon heeft de bevoegdheid om gesprekken te voeren.
- Hij kan externe deskundigen raadplegen, zoals een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon.
- Hij mag de werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon.
- Hij mag de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die hij ziet.
- Hij heeft geheimhouding, maar als een zaak voor de rechter komt, moet hij wel openheid van zaken geven.
Behandelt een vertrouwenspersoon ook officiële klachten?
Nee, de vertrouwenspersoon behandelt geen officiële klachten. Dat doet de klachtencommissie.
Wanneer naar een vertrouwenspersoon?
Een slachtoffer van ongewenste omgangsvormen, zoals pesten, agressie of discriminatie, kan voor advies en begeleiding terecht bij de vertrouwenspersoon. Alles wat zij bespreken, valt onder het beroepsgeheim en is vertrouwelijk. Aangezien het voor slachtoffers lastig kan zijn open te praten over wat ze hebben meegemaakt, werkt een vertrouwenspersoon drempelverlagend. De stap om het ongewenste gedrag te bespreken met een onafhankelijk, vertrouwelijk persoon, is vaak kleiner dan met bijvoorbeeld een leidinggevende.
Is de vertrouwenspersoon er ook voor psychische klachten, privéproblemen of arbeidsconflicten?
De vertrouwenspersoon is er voor de ongewenste omgangsvormen en het grensoverschrijdende gedrag waar psychosociale arbeidsbelasting (PSA) over gaat. Komt er echter iemand met een ander type probleem, dan kan het beter zijn door te verwijzen naar bijvoorbeeld de huisarts of bedrijfsarts. Zij kunnen vervolgens weer doorverwijzen naar een bedrijfsmaatschappelijk werker of psycholoog.
Wat kan een vertrouwenspersoon doen bij een arbeidsconflict?
Vaak biedt een vertrouwenspersoon in eerste instantie een luisterend oor. Samen met het slachtoffer wordt gekeken of er sprake is van ongewenst gedrag. Vaak is er bij een arbeidsconflict meer aan de hand. Een vertrouwenspersoon kan dan verwijzen naar een bedrijfsmaatschappelijk werker, bemiddelaar of mediator.
Wat moet een goede vertrouwenspersoon kunnen?
Bij de functie van vertrouwenspersoon komen een paar kernkwaliteiten altijd van pas: integer, onafhankelijk, rijk aan levenservaring, toegankelijk, empathisch, luistervaardig, onpartijdig en het vertrouwen hebben van betrokkenen. Kennis van de materie is natuurlijk van belang, daar kan een cursus bij helpen.
Meer informatie over de training Vertrouwenspersoon
Wie mag vertrouwenspersoon zijn?
In principe kan iedere medewerker vertrouwenspersoon zijn. Minimaal MBO+ niveau wordt aangeraden.
Wie mag geen vertrouwenspersoon zijn?
Het is niet verstandig om als werkgever vertrouwenspersoon te zijn. Dit kan conflicten in de werkzaamheden tot gevolg hebben. Dit geldt overigens ook voor ‘dubbele petten’ als juristen, leidinggevenden, HR-managers en zelfs de leden van de medezeggenschap.
Heeft de vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht?
Ja, een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Hij heeft echter geen verschoningsrecht zoals artsen, advocaten of journalisten. Mocht een zaak bij de rechter komen, kan deze dwingen de vertrouwenspersoon te vertellen wat er tijdens de gesprekken is besproken.
Mag een vertrouwenspersoon mee naar een functioneringsgesprek?
Een werknemer kan de vertrouwenspersoon meenemen naar een gesprek met zijn manager, maar dat is dan géén functioneringsgesprek.
Is een vertrouwenspersoon wettelijk verplicht?
Er staat niet in de wet dat u een vertrouwenspersoon moet aanstellen. Er staat wel dat u verplicht bent om een beleid psychosociale arbeidsbelasting te voeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is hierin een belangrijke factor.
Hoe regel ik een vertrouwenspersoon?
Alle werkgevers, ongeacht het aantal werknemers, zijn vanuit de Arbowet verplicht een veilige werkomgeving te bieden. Zo moet u aandacht schenken aan psychosociale arbeidsbelasting. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een manier om invulling te geven aan deze verplichting.
Moet ik een interne of externe vertrouwenspersoon kiezen?
Bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon kunt u kiezen voor intern, extern of een combinatie van beide. De meeste bedrijven kiezen voor een interne vertrouwenspersoon. Iemand die het bedrijf, de cultuur en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. Het is wel belangrijk te beseffen dat het soms gaat om moeilijke kwesties. Een externe, ingehuurde vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief. Hij heeft geen binding met het bedrijf. Bovendien is de externe vertrouwenspersoon een echte deskundige, met veel ervaring en kennis. De vertrouwenspersoon van ArboNed kunt u inhuren als vaste externe vertrouwenspersoon, of om uw eigen interne vertrouwenspersoon bij te staan bij incidentele vragen.
Direct afsluiten Meer informatie
Is er een standaard functieomschrijving van de vertrouwenspersoon?
De functieomschrijving van de vertrouwenspersoon staat uitgebreid beschreven in het PSA-beleid (in het protocol ongewenste omgangsvormen). ArboNed kan u helpen bij het opstellen hiervan.
Wordt een vertrouwenspersoon gekozen?
Vaak wordt iemand aangesteld die het bedrijf en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In sommige, vaak grotere, organisaties is er een interne vacature met selectieprocedure. Wanneer van toepassing, heeft ook de OR instemmingsrecht. Kiest u voor een externe vertrouwenspersoon, dan wordt er iemand ingehuurd.
Hoe stel ik een vertrouwenspersoon aan?
Als u kiest voor een externe vertrouwenspersoon, kunt u afspraken maken met een organisatie die vertrouwenspersonen beschikbaar stelt, zoals ArboNed. Het is altijd verstandig om draagkracht te creëren binnen uw organisatie voor de vertrouwenspersoon. Dit kunt u doen door de MR en OR kennis te laten maken met de vertrouwenspersoon.
Moet een vertrouwenspersoon verplicht een cursus volgen?
Interne vertrouwenspersonen zijn niet verplicht een cursus te volgen, maar het is zeker zinvol uw vertrouwenspersoon op te leiden. De materie kan complex zijn en de kwesties precair.
Hoe wordt een vertrouwenspersoon gecertificeerd?
De vertrouwenspersonen van ArboNed zijn gecertificeerd bij de landelijke vereniging voor vertrouwenspersonen (LVV). Zij hebben hiervoor een opleiding gevolgd en zijn getoetst. Een interne vertrouwenspersoon hoeft niet gecertificeerd te zijn, maar het volgen van een training is wel verstandig.
Is een vertrouwenspersoon beschermd tegen ontslag?
Een vertrouwenspersoon heeft ontslagbescherming als u dat heeft opgenomen in uw beleid. Het gaat dan om bescherming tegen ontslag vanwege zijn functie als vertrouwenspersoon. Functioneert de vertrouwenspersoon in zijn eigen functie niet, of zijn er andere bezwaren, dan kan er uiteraard wel ontslag volgen.
Bij wie kun je een klacht indienen over de vertrouwenspersoon?
Een werknemer kan altijd naar de directie gaan met een klacht over de vertrouwenspersoon. Het is slim om dit ook te melden in uw PSA-beleid. Voor klachten over externe vertrouwenspersonen is er vaak een klachtenprocedure.
Hoe maak ik kennis met mijn Vertrouwenspersoon bij ArboNed?
Uw vertrouwenspersoon plant een kennismakingsgesprek met u in en u ontvangt een jaarrapportage. In het tweede jaar betaalt u alleen voor de jaarrapportage. Daarnaast komt uw vertrouwenspersoon alleen in actie na een melding. Dit wordt achteraf op uurbasis gefactureerd.
Als het niet klikt met de vertrouwenspersoon kan ik dan een andere krijgen?
Ja, dat is mogelijk.
Wat is de klokkenluidersregeling?
De klokkenluidersregeling, oftewel de regeling rondom ‘integriteit’, is er in het kader van fraude en misbruik van gemeenschappelijke gelden en goederen, of situaties die de gezondheid van medewerkers of andere personen kunnen schaden.
Is een klokkenluidersregeling verplicht?
De wet verplicht werkgevers met vijftig werknemers of meer, een procedure op te stellen voor het melden van (een vermoeden van) een misstand bij zijn werkgever.
Kan ik bij de vertrouwenspersoon van ArboNed ook terecht voor de klokkenluidersregeling?
De vertrouwenspersonen van ArboNed zijn geen meldpunt, dat moet u intern inrichten. Maar werknemers die vragen hebben over integriteit of de klokkenluidersregeling kunnen hiervoor wel terecht bij de vertrouwenspersoon van ArboNed. In dat geval ondersteunen wij de medewerker in zijn overwegingen om een melding te maken in uw organisatie.