Home

Veelgestelde vragen machtiging Vandaag

Hieronder vindt u de antwoorden op de veelgestelde vragen over de machtigingen voor het verzuimportaal Vandaag. 

Voor werkgevers

Voor administratiekantoren

 

Waarom moet er een machtiging worden afgegeven?

Als u een extern administratiekantoor toegang wil geven tot het online verzuimportaal Vandaag, dan heeft ArboNed hiervoor een machtiging van u nodig. Dit heeft te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).  Als werkgever bent u namelijk verantwoordelijk voor de gegevens die uw werknemers met u delen. Ook als u bepaalde (administratieve) werkzaamheden rond het verzuim uitbesteedt aan een extern administratiekantoor. Door het afgeven van de machtiging weet ArboNed tot welke gegevens het administratiekantoor toegang krijgt. 

In een bedrijfsverzuimrapportage staan geen persoonsgegevens. Waarom moet ik dan toch een machtiging afgeven? 

ArboNed en de werkgever hebben een Gebruiksrechtovereenkomst gesloten voor het gebruik en de toegang van de werkgever tot het online verzuimportaal Vandaag. In de Gebruiksrechtovereenkomst hebben ArboNed en de werkgever afgesproken dat de inloggegevens tot het portaal Vandaag persoonsgebonden zijn en slechts aan derden kunnen worden verstrekt na machtiging daartoe. Deze machtiging voorziet hierin. 

Als onderneming hebben we het administratiekantoor al gemachtigd om gegevens te verwerken. Waarom moeten we ArboNed afzonderlijk machtigen?

Het is juridisch van belang dat de partij (lees: ArboNed) die het mogelijk maakt dat een andere partij toegang krijgt tot persoonsgegevens van uw werknemers hiervoor een machtiging ontvangt. Het is daarom nodig dat ArboNed afzonderlijk een machtiging krijgt.

 

Volstaat het afgeven van een machtiging?

Het afgeven van een machtiging aan ArboNed is voor ArboNed voldoende om het administratiekantoor de benodigde toegang te verlenen. 

Daarnaast bent u als werkgever zelf verantwoordelijk voor het hebben van een verwerkersovereenkomst met het administratiekantoor en het informeren van uw werknemers dan wel het verkrijgen van instemming van uw werknemers dat het administratiekantoor toegang heeft tot het verzuimportaal Vandaag.

 

Ik wil een ander administratiekantoor toegang geven tot het verzuimportaal Vandaag. Hoe machtig ik deze?

U kunt slechts één administratiekantoor machtigen voor het verzuimportaal Vandaag. Wilt u een ander administratiekantoor machtigen dan kunt u op www.arboned.nl/machtiging dit administratiekantoor machtigen. Na verwerking wordt de eerder verstrekte machtiging beëindigd.

Wat mag een administratiekantoor als de werkgever deze machtigt met Machtiging D (inhoudelijke ondersteuning in geval verzuim)?

In het geval de werkgever ArboNed een Machtiging D verstrekt, is sprake van een situatie waarin het administratiekantoor in feite gelijk te stellen is met de werkgever. Op het moment dat de werkgever een administratiekantoor heeft ingeschakeld dan neemt het administratiekantoor de taken van de werkgever rondom het verzuim uit handen. Het administratiekantoor heeft in dat geval dezelfde rechten en plichten als de werkgever. Dit betekent dat het administratiekantoor – net als de werkgever – geen toegang heeft tot het bedrijfsgeneeskundig dossier van de werknemer. Daarnaast zal de bedrijfsarts op grond van de regels inzake het beroepsgeheim alleen die informatie met het administratiekantoor uitwisselen die hij ook met de werkgever mag uitwisselen.

Hoe lang is de machtiging geldig?

De machtiging gaat in op het moment van afgeven van de machtiging tot het moment dat de werkgever de machtiging intrekt, dan wel dat een nieuwe machtiging de bestaande vervangt. Wilt u een ander administratiekantoor machtigen, dan kunt deze machtiging invullen op www.arboned.nl/machtiging. Wilt u de machtiging aan uw huidige administratiekantoor intrekken zonder een nieuwe machtiging af te geven, stuurt u dan een mail aan actualiseren@arboned.nl.

Wat als ik geen machtiging verstrek aan ArboNed?

Op het moment dat de werkgever niet dan wel niet tijdig een machtiging verstrekt en het administratiekantoor wel al toegang heeft tot het online verzuimportaal Vandaag dan is sprake van onbevoegd gebruik. ArboNed heeft dan het recht om de toegang tot het verzuimportaal Vandaag te laten blokkeren tot het moment dat ArboNed een machtiging van de werkgever heeft ontvangen.

ArboNed brengt de werkgever in dat geval zo spoedig mogelijk op de hoogte van het voornemen om het verzuimportaal Vandaag te laten blokkeren middels een herinneringsbericht. Als de werkgever wederom geen machtiging verstrekt dan wordt het verzuimportaal Vandaag geblokkeerd en heeft ook de werkgever geen toegang meer. Het is daarom van belang om ArboNed tijdig een machtiging te verstrekken.

Als een werkgever zowel machtiging A, B, C en/of D afgeeft, heeft het administratiekantoor dan onbeperkt toegang?

Nee, de toegang van het administratiekantoor wordt bepaald door de machtiging van de werkgever én de rechten die de werkgever zelf heeft op het verzuimportaal Vandaag. De rechten van een administratiekantoor kunnen nooit ruimer zijn dan die van de betreffende werkgever.

Welke rechten heeft het administratiekantoor als de werkgever machtiging C afgeeft?

Een werkgever kan meerdere machtigingen afgeven. Daarbij gaat ArboNed uit van de rechten die voortvloeien uit de hoogste machtiging (B boven A, C boven A en B, enz). Voorbeeld: verstrekt de werkgever machtiging C, dan kan het administratiekantoor naast ziek- en herstelmeldingen invoeren (mits toegestaan) en verzuimrapportages maken eveneens administratieve taken verrichten (voortkomend uit machtiging B) en een bedrijfsverzuimrapportage genereren (voortkomend uit machtiging A). 

 

Als administratiekantoor heb ik meerdere klanten bij ArboNed. Hoe kan ik dienstverlening verrichten voor deze klanten?

Om dienstverlening te verrichten moet de klant (de werkgever) een machtiging afgeven aan ArboNed. Dit kan middels het machtigingsformulier op www.arboned.nl/machtiging. Afhankelijk van de verstrekte machtiging én de rechten die de werkgever op de portal Vandaag heeft, ontvangt u een login of treft u de naam van de werkgever aan tussen de werkgevers met een gelijkend profiel en machtiging. Heeft u klanten met verschillende machtigingen en/of rechtenprofielen op de portal Vandaag, dan ontvangt u meerdere logins. Uw rechten op de portal Vandaag vindt u ook terug in de toevoeging van uw bedrijfsnaam.

Achter de bedrijfsnaam van mijn administratiekantoor staat een toevoeging. Wat betekent dit?

Om u als administratiekantoor de juiste toegang te verlenen overeenkomstig de machtiging van de werkgever én het rechtenprofiel van diezelfde werkgever op de portal Vandaag, ziet u een toevoeging aan uw bedrijfsnaam. Deze toevoeging correspondeert met het rechtenprofiel die u als administratiekantoor op de portal heeft. Hieronder vindt u een korte toelichting:

  1. Naam Administratiekantoor – BVR

    BVR staat voor bedrijfsverzuimrapportage. Voor de werkgever(s) die u aantreft binnen dit profiel, kunt u deze rapportage genereren. Deze rapportage is voornamelijk bestemd voor het aanvragen van een nieuwe verzuimpolis. Deze mogelijk zit standaard in de overige profielen.

     
  2. Naam Administratiekantoor – Adm

    Adm staat voor administratieve werkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn niet verzuim gerelateerd. Voor de werkgever(s) die u aantreft binnen dit profiel kunt u bepaalde bedrijfsgegevens wijzigen zoals het opvoeren van werknemers, het inzien van facturen en het invoeren van een werknemerspeiling.

     
  3. Naam Administratiekantoor – Fact

    Binnen dit profiel kunt u administratieve werkzaamheden verrichten. Deze werkzaamheden zijn niet verzuim gerelateerd. Voor de werkgever(s) die u aantreft binnen dit profiel kunt u bepaalde bedrijfsgegevens wijzigen zoals het opvoeren van werknemers en het inzien van facturen.

     
  4. Naam Administratiekantoor - Rap&meld

    Rap&meld staat voor het maken van verzuimrapportages en verzuim melden. Naast de administratieve werkzaamheden kunt u binnen dit profiel voor de werkgevers ziek en hersteld melden. Daarnaast kunt u meerdere verzuimrapportages genereren. Deze rapportages bevatten persoonsgegevens.

     
  5. Naam Administratiekantoor - Rap&adm

    Rap&adm staat voor het kunnen maken van verzuimrapportages en het verrichten van administratie werkzaamheden zoals onder 2 vermeld.

     
  6. Naam Administratiekantoor - Rap&fact

    Rap&fact staat voor het kunnen maken van verzuimrapportages en het verrichten van administratie werkzaamheden zoals onder 3 vermeld.

     
  7. Naam Administratiekantoor - Rap

    Rap staat voor het kunnen maken van verzuimrapportages en het verrichten van administratieve werkzaamheden. Voor de werkgever(s) die u aantreft binnen dit profiel kunt u bepaalde bedrijfsgegevens wijzigen zoals het opvoeren van werknemers.

     
  8. Naam Administratiekantoor - OS

    OS staat voor het inhoudelijk ondersteunen bij het verzuim. Binnen dit profiel beschikt u over gegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding, zoals poortwachterrapportages en advies inzet interventie. Daarnaast beschikt u over de rechten die onder 4 zijn vermeld.

     
  9. Naam Administratiekantoor - OS Rap&adm

    OS staat voor het inhoudelijk ondersteunen bij het verzuim bij werkgevers die u aantreft binnen dit profiel. Binnen dit profiel beschikt u over gegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding, zoals poortwachterrapportages en advies inzet interventie. Daarnaast beschikt u over de rechten die onder 5 zijn vermeld.

     
  10. Naam Administratiekantoor - OS Rap&fact

    OS staat voor het inhoudelijk ondersteunen bij het verzuim bij werkgevers die u aantreft binnen dit profiel. Binnen dit profiel beschikt u over gegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding, zoals poortwachterrapportages en advies inzet interventie.

    Daarnaast beschikt u over de rechten die onder 6 zijn vermeld.

     
  11. Naam Administratiekantoor - OS Rap

    OS staat voor het inhoudelijk ondersteunen bij het verzuim bij werkgevers die u aantreft binnen dit profiel. Binnen dit profiel beschikt u over gegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding, zoals poortwachterrapportages en advies inzet interventie.

    Daarnaast beschikt u over de rechten die onder 7 zijn vermeld.

 

 Mijn vraag staat hier niet tussen / ik heb een andere vraag.

 

 

 

Gevonden wat u zocht?