Thuiswerken: wat moet de werkgever regelen?
Hybride werken komt steeds vaker voor. In veel organisaties is het zelfs de norm geworden. Hybride werken houdt in dat de werknemer een deel van de werkweek vanuit huis werkt en een deel vanuit de werklocatie afhankelijk van de werkactiviteiten. Wat moet u als werkgever regelen voor uw werknemers die gedeeltelijk vanuit huis werken? Wij beantwoorden veel gestelde vragen.
- Heeft mijn werknemer recht op thuiswerken?
- Is de werkgever verantwoordelijk voor een ergonomische thuiswerkplek?
- Kan ik als werkgever een boete krijgen als thuiswerkplekken niet voldoen?
- Is de werkgever aansprakelijk bij ongevallen of medische klachten?
- Is een thuiswerkovereenkomst verplicht?
- Hebben mijn werknemers recht op een thuiswerkvergoeding?
Heeft mijn werknemer recht op thuiswerken?
Nee, er bestaat geen recht op thuiswerken. Werknemers kunnen wel een verzoek doen om te mogen thuiswerken. De werkgever kan dat verzoek afwijzen. Dat staat in de Wet flexibel werken.
- Mag uw werknemer niet thuiswerken van u, dan moet u dat schriftelijk en gemotiveerd toelichten. Er hoeft voor afwijzing geen sprake te zijn van een zwaarwegend bedrijfsbelang.
- Mag uw werknemer wel thuiswerken, dan kunt u deze beslissing alleen herzien als er nieuwe belangen meespelen.
Is de werkgever verantwoordelijk voor een ergonomische thuiswerkplek?
De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, ook de thuiswerkplek. Dat is de zorgplicht van de werkgever en dat staat in de Arbowet en het Burgerlijk Wetboek.
In het Arbeidsomstandighedenbesluit staat dat de thuiswerkplek ergonomisch ingericht moet zijn, voor zover redelijkerwijs kan worden geëist. Deze open norm is niet nader uitgewerkt in de wet. Het betekent dat u er als werkgever in ieder geval op moet toezien dat uw werknemers hun thuiswerkplek ergonomisch inrichten. Hiervoor geeft u de aanwijzingen. Verder moet de werkgever arbovoorzieningen beschikbaar stellen voor de thuiswerkplek (in bruikleen of vergoeding), voor zover redelijk. Denk aan een bureau, bureaustoel en monitor.
Werken uw werknemers af en toe thuis, of heeft iemand een kort, tijdelijk dienstverband, dan kan niet altijd van u als werkgever worden verwacht dat u arbovoorzieningen beschikbaar stelt voor de thuiswerkplek. Werkt uw werknemer op uw verzoek standaard enkele dagen per week thuis? Dan heeft u die verplichting wel.
Arbovoorzieningen voor de ergonomische thuiswerkplek kunt u binnen de werkkostenregeling in principe aanmerken als gerichte vrijstelling. Dit betekent dat de middelen die u voor uw werknemers koopt niet ten laste van de vrije ruimte komen.
Online (thuis)werkplek-check
Mocht uw werknemer klachten (gaan) ervaren van het thuiswerken, dan kunt u ook een online thuiswerkplek-check aanvragen. Daarin kijkt een ergonoom online met uw werknemer mee naar de werkplek en adviseert direct hoe de werkplek en werkomgeving aangepast kan worden.
Kan ik als werkgever een boete krijgen als de thuiswerkplek van mijn werknemer niet voldoet aan arbowet- en regelgeving?
Iedere ondernemer met personeel moet een actuele Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en Plan van aanpak hebben. In die RI&E besteedt u aandacht aan alle mogelijke risico's in uw bedrijf. Ook de eventuele risico’s van het thuiswerken.
De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of u een actuele, getoetste RI&E heeft en of uw organisatie voldoende maatregelen heeft genomen om de risico’s van thuiswerken te voorkomen of te beperken. Dat begint bij het informeren van uw werknemers hoe zij hun thuiswerkplek ergonomisch kunnen inrichten.
De Arbeidsinspectie kan boetes opleggen als de thuiswerkplek niet voldoet aan de Arbowetgeving. Boetes kunnen oplopen van 430,- euro tot 13.500,- euro. Daarnaast mag de Arbeidsinspectie thuiswerkplekken controleren.
Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
De RI&E is een voor werkgevers verplicht middel om de gezondheid en veiligheid in het bedrijf te bevorderen. Met een RI&E brengt u alle arbeidsrisico’s in kaart, en kunt u deze gericht aanpakken. U kunt zelf aan de slag met uw RI&E, het samen doen met uw arbodienst, of het laten doen.
Is de werkgever aansprakelijk als er door de thuiswerkplek ongevallen gebeuren of medische klachten ontstaan?
De werkgever heeft een zorgplicht voor haar werknemers. Schendt u deze zorgplicht? Dan kunt u als werkgever aansprakelijk zijn voor zover de werknemer schade lijdt als gevolg van die schending.
U kunt voorkomen dat u aansprakelijk wordt gesteld:
- Zorg dat uw werknemers weten hoe zij hun werkplek ergonomisch kunnen inrichten. Geef hen hiervoor aanwijzingen.
- Help hen bij het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek, voor zover dit redelijkerwijze van u als werkgever kan worden gevraagd.
Is een thuiswerkovereenkomst verplicht?
Een thuiswerkovereenkomst is niet wettelijk verplicht, maar kan wel handig zijn. Het is vooral belangrijk dat de werkgever duidelijke kaders schetst voor het thuiswerken.
Daarnaast is het van belang dat leidinggevenden en werknemers hierover met elkaar in gesprek blijven, bijvoorbeeld om te bepalen waarvoor iemand echt op kantoor moet zijn en welk werk juist beter thuis gedaan kan worden.
Hebben mijn werknemers recht op een thuiswerkvergoeding?
Er bestaat geen wettelijk recht op een thuiswerkvergoeding. In sommige cao’s is een thuiswerkvergoeding vastgelegd. Ook kunt u als werkgever zelf besluiten een thuiswerkvergoeding aan te bieden. U wilt het thuiswerken bijvoorbeeld stimuleren of heeft een kostenbesparing op huisvesting doordat uw werknemers al veel thuiswerken.
Vanaf 1 januari 2023 is de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding maximaal € 2,15 per dag (in 2022 was dat € 2,- per dag). Het doel van de thuiswerkkostenvergoeding is om de extra kosten te compenseren die thuiswerkende werknemers hebben. Zoals voor gas, water en licht. Voor het inrichten van een thuiswerkplek mag een werkgever al een onbelaste vergoeding geven. De kosten voor een bureaustoel, een computer of een telefoon, kan de werkgever via andere gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling vergoeden.
