Tips voor het voeren van een effectief verzuimgesprek

Wat is een verzuimgesprek?

Is een werknemer vaak voor korte periodes ziek, dan noemen we dat kort frequent verzuim. Als u de ziekmeldingen van uw werknemers goed bijhoudt, kunt u achterhalen of hiervan sprake is. Is dat het geval? Dan is het goed om hierover in gesprek te gaan met uw werknemer. Het kan een teken zijn dat hij zich niet prettig voelt binnen het team, het bedrijf of zijn functie. Door tijdig in gesprek te gaan kunt u langdurend verzuim mogelijk voorkomen.

Een verzuimgesprek voeren voelt misschien spannend, maar het laat juist zien dat u aandacht heeft voor uw werknemer. En dat u zijn gezondheid belangrijk vindt. Maar let op: u mag niet zomaar alles vragen. U mag als werkgever bijvoorbeeld niet informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. En als uw zieke werknemer uit zichzelf vertelt wat er aan de hand is, mag u deze (medische) informatie niet vastleggen. Ook mag u geen diagnose stellen of medisch advies geven.  

Zo pakt u het verzuimgesprek aan

1. Geef aan wat het doel is van het gesprek. Dat maakt de intentie duidelijk en de communicatie eerlijk.
2. De kunst van het vragen stellen, begint bij luisteren. Als u uw werknemer begrijpt, is er ook eerder begrip voor u als werkgever. Stel open vragen (‘hoe’, ‘wie’, ‘wat’, ‘in hoeverre’), vraag niet naar medische oorzaken of symptomen en oordeel niet over wat uw werknemer u vertelt. 
3. Durf stiltes te laten vallen. Zo krijgt de ander de kans om na te denken en zijn reactie te formuleren.
4. Vat het gesprek samen, dat kan ook tussendoor. Een samenvatting geeft overzicht van de onderwerpen die zijn besproken. Vanuit dit overzicht kunt u nieuwe onderwerpen bedenken of andere onderwerpen bespreken. De samenvatting geeft uw werknemer het gevoel dat u heeft geluisterd. Ook krijgt hij zo de kans om aan te vullen of te verbeteren. Dat voorkomt misverstanden later in het proces.
5. Vraag door en haal concrete antwoorden boven tafel. Verzuim is voor werknemers vaak een oplossing voor een probleem. Dit probleem kan medisch zijn, maar kan ook andere redenen hebben. Denk aan conflicten op het werk, te weinig kennis voor de functie of problemen in de privésituatie. Als u doorvraagt, maakt u het werkelijke probleem bespreekbaar en kunt u op zoek naar een oplossing.

Hoe vaker u oefent met het voeren van verzuimgesprekken, hoe makkelijker het voor u wordt. Het goede nieuws is in ieder geval dat iedereen het kan leren. Onze praktische training Verzuimmanagement leert u in één dag hoe u het verzuim in uw onderneming kunt beheersen en beperken en hoe u op de juiste manier verzuimgesprekken voert bij (dreigend) verzuim.