Is een van uw werknemers ziek, ook al is het één dag, dan zijn er een aantal stappen die werknemer en werkgever verplicht moeten doorlopen. Zet deze stappen op papier. Zo ziet u geen stappen over het hoofd en weet iedereen binnen uw organisatie hoe het werkt bij een ziekmelding. Dit document heet een verzuimprotocol.
Dit staat er in het verzuimprotocol
Wat u meldt in uw verzuimprotocol moet aansluiten bij de stappen uit de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kunt u specifieke regels opnemen die gelden voor uw bedrijf en passen bij uw bedrijfscultuur.
De ziekmelding
Beschrijf eerst wat een werknemer praktisch moet doen als hij zich ziek meldt. Bij wie, hoe en hoe laat moet uw werknemer dit (uiterlijk) melden? Wat als de werknemer zijn contactpersoon niet (direct) kan bereiken? En moet de werknemer – naast bijvoorbeeld de leidinggevende – ook contact opnemen met een collega om taken over te dragen, of afspraken te verzetten?
Let op: volgens de Wet verbetering poortwachter moet een werkgever de ziekmelding binnen een week doorgeven aan zijn arbodienst. Liefst geeft u het binnen 24 uur door.
Vragen
Een werkgever mag zijn zieke werknemer niet zomaar alles vragen, maar een aantal vragen moet uw werknemer wel beantwoorden. Voor de duidelijkheid kunt u hierover informatie opnemen in uw verzuimprotocol:
- Het telefoonnummer en (verpleeg)adres waar uw zieke werknemer te bereiken is.
- De vermoedelijke duur van het verzuim.
- De lopende afspraken en werkzaamheden.
- Of de werknemer onder het vangnet van de Ziektewet valt. Maar let op: hij hoeft niet te melden onder welke.
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
- Of er sprake is van een verkeersongeval waar de schade verhaald kan worden op de veroorzaker.
Lees hier alles over wat u wel en niet mag vragen bij een ziekmelding.
Vervolgstappen
Neem in het protocol ook informatie op over de eerste vervolgstappen die worden genomen na de ziekmelding. Wat gebeurt ermee? En wat als er sprake is van een ongeval of een vangnetregeling? Vermeld ook hoe een werknemer zich beter meldt.
Buitenland
Beschrijf hoe het werkt als een werknemer zich ziekmeldt vanuit het buitenland. Vertel hoe en bij wie de werknemer zich moet ziekmelden en hoe het zit met de medische verklaring. Zo’n verklaring van een lokale arts is nodig voor het eventueel kunnen afboeken van vakantiedagen.
Verzuim en vakantie, hoe zit het?
Wat als uw werknemer zich ziekmeldt vanaf zijn vakantieadres? Of wanneer uw zieke werknemer op vakantie wil? Lees meer.
Contact tijdens ziekte
Als een werknemer langer ziek is, is er regelmatig contact tussen hem en zijn leidinggevende. Volgens de Wet verbetering poortwachter hebben werkgever en werknemer minimaal eens in de zes weken contact met elkaar.
In het verzuimprotocol legt u uit wat het contact inhoudt en in hoeverre de werknemer ervoor moet zorgen dat hij bereikbaar is voor (onaangekondigd) contact met u of de arbodienst.
Verzuimbegeleiding
Een goede verzuimbegeleiding is cruciaal voor een snelle, verantwoorde re-integratie en voor het zoveel mogelijk beperken van de duur van het verzuim.
De bedrijfsarts
U kunt uw bedrijfsarts voorstellen, of in ieder geval uitleggen wat hij doet en hoe het werkt met het spreekuur. Het is ook handig om informatie op te nemen over het verzetten of afzeggen van een spreekuur.
Volgens de vernieuwde Arbowet hebben werknemers recht om (preventief) advies in te winnen bij een bedrijfsarts. Bijvoorbeeld via een open spreekuur. Leg in uw verzuimprotocol uit hoe het bij u is geregeld en hoe werknemers gebruik kunnen maken van dit recht.
Wet verbetering poortwachter
Doel van de Wet verbetering poortwachter is om ervoor te zorgen dat minder werknemers langdurig ziek worden. Uitgangspunt is dat de werkgever en werknemer samen verantwoordelijk zijn voor de re-integratie van een zieke werknemer. Zowel werkgever als werknemer heeft dan ook een aantal verplichtingen. Ook deze verantwoordelijkheid kunt u toelichten in uw verzuimprotocol.
Training Wet Verbetering Poortwachter
De training neemt u mee vanaf het moment van de ziekmelding. U krijgt heldere uitleg over wat er van u en uw werknemers wordt verwacht. Van dag één tot in het tweede ziektejaar, inclusief het opstellen van een verzuimprotocol.
Langdurend verzuim
Is uw werknemer langer dan zes weken ziek, dan volgt u de stappen die de Wet verbetering poortwachter voorschrijft. Om het verzuimprotocol volledig te maken, vermeldt u ook deze stappen. Denk daarbij aan informatie over de Probleemanalyse, het Plan van aanpak, de verzuimmelding bij UWV, de eerstejaarsevaluatie, het re-integratieverslag en de WIA-beoordeling. Ook andere thema’s die hiermee samenhangen, kunt u opnemen in uw verzuimprotocol. Zoals de second opinion, de klachtenprocedure, privacyregelgeving en sancties bij het niet nakomen van afspraken.
Beschrijf hoe het in zijn werk gaat als een werknemer volgens advies van de bedrijfsarts weer zou kunnen werken, maar hij toch niet in staat is te werken. Ga ook in op het proces van beter melden en hoe het zit als een werknemer niet volledig, maar gedeeltelijk zijn werk hervat.
Voldoen aan de wet
Met een verzuimabonnement van ArboNed heeft u de garantie dat u voldoet aan de eisen die de Wet verbetering poortwachter stelt.
Vakantie
Neem in het verzuimprotocol op wat een zieke werknemer moet doen als hij op vakantie wil. Wie moet hij om toestemming vragen en is een advies van de bedrijfsarts verplicht?
