Toelichting Privacyreglement ArboNed

Welke informatie vind ik in een privacyreglement?

Een privacyreglement is een informatief document waarin we aan u toelichten hoe wij binnen ArboNed omgaan met de verwerking van persoonsgegevens. U kunt in het privacyreglement onder meer lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel en hoe wij de persoonsgegevens beveiligen tegen verlies en diefstal. Daarnaast heeft de betrokkene – dat is de degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt – een aantal rechten met betrekking tot zijn persoonsgegevens. Zo mag hij bijvoorbeeld een verzoek doen om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die van hem worden verwerkt. Ook kan de betrokkene een verzoek indienen tot correctie of wijziging van zijn persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

Afhankelijk van de relatie die u met ons heeft, verwerken we van u bepaalde persoonsgegevens.

ArboNed verwerkt de persoonsgegevens van medewerkers van haar klanten als wij zorg aan de medewerker verlenen. Dat is bijvoorbeeld het geval indien een medewerker het spreekuur van de (bedrijfs)arts bezoekt of deelneemt aan een Preventief medisch onderzoek (PMO).

Tot de persoonsgegevens die wij van kunnen verwerken behoren onder meer de naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer. Daarnaast verwerken wij gegevens over de gezondheid van een medewerker indien wij zorg aan de medewerker verlenen of hebben verleend.

Ook verwerken wij persoonsgegevens van onze klanten en leveranciers voor zover dit nodig is om onze diensten te kunnen verrichten. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens van sollicitanten om de sollicitatieprocedure goed te kunnen laten verlopen. U kunt hierover meer lezen in ons privacyreglement.

Ter verbetering van onze zorgverlening aan werknemers, verrichten wij (wetenschappelijk) onderzoek. Daarbij worden gegevens gebruikt. Onderzoek vindt uitsluitend plaats met geanonimiseerde gegevens die niet te herleiden zijn tot een persoon. Rapportages en statistieken die wij voor werkgevers of diens medezeggenschapsorgaan opstellen, bevatten uitsluitend gegevens op groepsniveau en bevatten geen persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot een individu. 

Veilig versturen van privacygevoelige informatie via Zivver

ArboNed maakt gebruik van Zivver om ervoor te zorgen dat de privacy van haar klanten goed geborgd is. Zivver zorgt ervoor dat vertrouwelijke informatie veilig en versleuteld bij de geadresseerde aankomt. Daarnaast voorkomt Zivver met slimme technologieën dat mensen (per ongeluk) gevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen.

Hoe opent u een bericht dat via Zivver is verstuurd?

Hebt u een e-mail ontvangen van ArboNed via Zivver? Dan opent u dit bericht door op de blauwe link met de tekst ‘Open bericht’ te klikken. U wordt dan automatisch doorgestuurd naar de beveiligde omgeving van Zivver. Hier moet u een toegangscode opvragen en invoeren om het bericht te kunnen lezen. Ter verduidelijking staat in iedere mail van Zivver een korte toelichting over het gebruik van Zivver met link naar de website van ArboNed voor meer informatie. In deze filmpjes ziet u hoe iemand zonder Zivver-account een bericht ontvangt en leest.

Wilt u reageren op een e-mailbericht dat via Zivver is verstuurd?

U leest het bericht dat via Zivver is verstuurd op een beveiligde webpagina van Zivver. Als u op het bericht wilt reageren, dan kan dat op deze pagina via de knop “Beantwoorden”. U kunt dan in het antwoordveld direct uw reactie typen. Eventueel kunt u ook een bijlage toevoegen met de paperclip-knop. U verzendt de reactie door op de verzendknop te klikken. Wanneer de ontvanger hierop reageert, ontvangt u weer een notificatie per e-mail.

Opslaan in eigen omgeving

Omdat de mail in Zivver maximaal 12 weken wordt bewaard, raden we aan om het bericht in de eigen omgeving op te slaan. Dit kan door het bericht te downloaden en/of door Zivver te laten versturen naar het bekende e-mailadres van de ontvanger.

Wijzigingen in uw e-mailadres en/of telefoonnummer

Het is belangrijk dat de werkgever (of leidinggevende of HR-contactpersoon) wijzigingen in het e-mailadres, mobiele telefoonnummer en adresgegevens van zichzelf en medewerkers direct aan ons doorgeeft. Dit kan op de gebruikelijke manier via ons online verzuimportaal Vandaag of via de verzekeraar (mogelijk via een koppeling met uw eigen HR-systeem). Op deze manier kunnen wij veilig met u en uw medewerkers blijven communiceren.

Vragen?

Hebt u vragen over een ontvangen e-mailbericht? Of kunt u het ontvangen bericht niet openen? Neem dan contact op met ArboNed via servicedesk@itandcare.nl

Waar worden uw gegevens bewaard?

De persoonsgegevens die wij verwerken, worden door onze professionals opgeslagen in uw persoonlijke arbeidsgezondheidskundige dossier, dat digitaal wordt opgeslagen in softwareapplicaties die speciaal zijn ontwikkeld en ingericht voor het bewaken en bevorderen van werk, gezondheid en vitaliteit. Deze softwareapplicaties zijn goed beveiligd tegen verlies en diefstal van uw gegevens, zodat een veilige verwerking van uw persoonsgegevens kan worden gegarandeerd.

Welke personen binnen ArboNed mogen uw gegevens inzien?

De systemen waarin persoonsgegevens zijn opgeslagen, zijn zodanig ingericht dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens die wij van u verwerken in het kader van de zorgverlening aan u, zijn toegankelijk voor uw behandelend (bedrijfs)arts en personen die rechtstreeks bij de zorgverlening aan u betrokken zijn. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens worden ingezien door de vaste vervanger van uw (bedrijfs)arts (indien aan de orde) en mag de (bedrijfs)arts uw dossier overleggen met een collega (bedrijfs)arts indien dit nodig is voor een goede zorgverlening aan u.

Welke gegevens over u worden aan derden verstrekt?

In principe worden door ons geen persoonsgegevens van onze klanten en zijn werknemers aan derden verstrekt. Het kan echter voorkomen dat verstrekking van persoonsgegevens aan een derde noodzakelijk is, bijvoorbeeld om aan de wet te voldoen. In dat geval kunnen we bepaalde persoonsgegevens met derden delen. Dit gebeurt altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG) en andere relevante wetgeving op het gebied van privacy. Zo kunnen we bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens van medewerkers verstrekken aan de werkgever in het kader van verzuimbegeleiding van een medewerker. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een terugkoppeling van de bedrijfsarts, die de werkgever nodig heeft voor uw re-integratie.

Daarnaast kan een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens van een medewerker aan de (arbeidsongeschiktheids)verzekeraar van een werkgever worden verstrekt, zodat de verzekeraar kan beoordelen of zij aan de werkgever een uitkering zal doen als een medewerker arbeidsongeschikt is. Ook aan het UWV dienen we onder omstandigheden persoonsgegevens van de medewerker te verstrekken, bijvoorbeeld gegevens die het UWV nodig heeft om te beoordelen of een medewerker in aanmerking komt voor een uitkering bij arbeidsongeschiktheid.

Indien er geen (wettelijke) grondslag bestaat die ons verplicht om persoonsgegevens van een werkgever of werknemer aan een derde te verstrekken, zullen wij slechts persoonsgegevens aan derden ter beschikking stellen met uitdrukkelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld het geval als u de (bedrijfs)arts toestemming geeft om persoonsgegevens te delen met een andere zorgprofessional in het kader van een interventie (zoals een psycholoog).

Kan ik de informatie over mijzelf inzien of informatie laten corrigeren?

U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. U kunt inzage vragen in uw persoonlijk arbeidsgezondheidskundig dossier. Ook kunt u een verzoek indienen om een overzicht te verkrijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast kunt u een verzoek om wijziging van uw persoonsgegevens indienen als de gegevens die wij van u verwerken volgens u niet kloppen. In het privacyreglement van ArboNed is beschreven hoe u een verzoek om inzage in of correctie van uw persoonsgegevens kunt doen. In het privacyreglement is daarnaast opgenomen welke andere rechten u heeft ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.   

Meer weten?

Als u meer wilt weten over de verwerking van persoonsgegevens, kunt u ons privacyreglement raadplegen. In dit reglement staat waar u terecht kunt  als u na het lezen van het privacyreglement nog vragen heeft.